Содержание
Другие разделыЕсли у вас заканчивается место в электронной почте IBM Notes, но вы не готовы удалять электронные письма, рассмотрите возможность их архивирования. Архивирование писем означает копирование сообщений в другое место на вашем компьютере. Узнайте, как заархивировать IBM Notes, чтобы освободить место в учетной записи при сохранении исходных писем. Это также помогает вашему компьютеру и программному обеспечению работать с максимальной производительностью.
Шаги
- Ограничьте размер почтового файла. Держите размер вашего почтового файла менее 500 МБ. (Некоторым организациям может потребоваться более строгое ограничение, например 200 МБ.)
- Проверьте свой размер данных, перейдя в Файл, База данных, Свойства. В Lotus 8 перейдите в Файл, Приложения, Свойства.
- Щелкните вкладку «i». Число после «Disk Space» показывает, сколько данных у вас в настоящее время хранится в IBM Notes.
-
Изучите предустановленные настройки вашей организации. Если вы используете IBM Notes для учебы или работы, возможно, там уже есть настройки архива. Это помогает организациям контролировать количество электронных писем на пользователя, а также общую производительность компьютеров в организации. Если настройки архива уже установлены, поговорите со своим техническим персоналом, чтобы узнать, можно ли их изменить. -
Определите желаемые настройки архива. Вы можете архивировать все электронные письма IBM Notes или выбирать определенные. Вам также нужно будет решить, как часто вы хотите архивировать IBM Notes.- Откройте соответствующее приложение (Почта).
- Зайдите в Действия, Архив, Настройки.
- Перейдите на вкладку «Критерии» и убедитесь, что выбран вариант «По умолчанию для последнего изменения».
- Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
- Убедитесь, что критерии включены.
-
Планируйте автоматические архивы. Планирование автоматических архивов обеспечивает регулярное и последовательное архивирование. Это также экономит ваше время.- Откройте соответствующее приложение (Почта).
- Перейдите в Действия, Архив, Настройки.
- Перейдите на вкладку Расписание. Убедитесь, что выбрано «Запланировать архивирование».
- Выберите подходящее время и день, когда ваш компьютер должен архивировать файлы.
- Заархивируйте IBM Notes вручную. Даже если вы запланировали автоматическое архивирование, вы все равно можете архивировать вручную в любое время.
- Откройте соответствующее приложение (Почта).
- Откройте письмо или папку, которую хотите заархивировать.
- Перейдите в Действия, Архивировать, Архивировать сейчас.
- Щелкните Да, чтобы заархивировать в соответствии с заданными вами настройками.
- Архивируйте с помощью метода перетаскивания. Это просто еще один способ вручную заархивировать IBM Notes.
- Откройте соответствующее приложение (Почта).
- Откройте письмо или папку, которую хотите заархивировать.
- Выберите соответствующее сообщение (я).
- Перетащите сообщение (я) в необходимый архив на панели навигации.
- Просмотр заархивированных сообщений. Несмотря на то, что вы заархивировали электронное письмо, время от времени вам может потребоваться доступ к нему. Ваш архивный файл будет имитировать папки, которые вы создали в своей учетной записи IBM Notes. Все останется организованным так, как вы это задумали.
- Откройте соответствующее приложение (Почта).
- Щелкните Архивировать на панели навигации.
- Выберите соответствующий архив (например, значение по умолчанию для последнего изменения).
Вопросы и ответы сообщества
подсказки
- Создавайте резервные копии важных писем. Если у вас есть важные электронные письма в IBM Notes, обязательно скопируйте их в другое место, например на CD или DVD. Это дает вам дополнительную копию на случай, если что-то случится с сервером, или копию, хранящуюся на вашем персональном компьютере.
- Удаляйте старые и ненужные сообщения, особенно если они содержат вложения. Это также поможет уменьшить размер данных и повысить производительность вашего компьютера.