Содержание

• Шаги
• Вопросы и ответы сообщества

Другие разделы

Проведение эффективных встреч имеет решающее значение для работы любой компании или организации. Это дает возможность организовывать, обмениваться информацией, сотрудничать с разными членами команды и эффективно решать задачи. Быть готовым, брать на себя руководство, когда это необходимо, и эффективно делегировать полномочия - важные элементы эффективных встреч. Кроме того, при проведении встреч старайтесь максимально использовать энергию и вовлеченность команды.

Шаги

Часть 1 из 3: Проведение встречи

1. 

   Приготовься. Убедитесь, что у вас есть повестка дня, представление о том, какие ключевые моменты необходимо подчеркнуть, и понимание результатов, которые необходимо закрепить до завершения встречи.
   • Приходи вовремя. Восприятие рабочего места имеет значение. Если вы придете на собрание на 15 минут раньше, люди подумают, что вам не хватает продуктивности или вы используете собрание, чтобы отвлечься от других задач.
   • Имейте под рукой копию повестки дня. Хотя в наши дни большинство вещей являются цифровыми, иногда лучше всего распечатать копию повестки дня, чтобы вы могли быстро делать заметки по мере необходимости.

2. 

   
   
   Проведите встречу. Это означает принятие мер для обеспечения того, чтобы все вопросы повестки дня были решены и все голоса были услышаны. Ниже приведены предложения, которые помогут в этом:
   • Сделайте перекличку. Встречи - это средство эффективного распространения информации в группе, а также возможность обсуждения, чтобы убедиться, что все люди понимают свою роль в ожидаемых результатах. Проведение переклички гарантирует, что вы знаете, кто не присутствует на собрании, чтобы к ним можно было подойти позже и заполнить. Это также демонстрирует, что вы серьезно относитесь к информации на встрече.
   • Просмотрите повестку дня. Это помогает участникам сосредоточить свое внимание и понять, что от них потребуется. Многие люди посещают собрания одно за другим, и предоставление заранее подготовленного организатора может помочь сосредоточиться.

3. 

   
   
   Подтвердите план действий. План действий - это итоговая сводка, которая подтверждает, какие действия необходимо предпринять после встречи. В нем также представлен план продвижения вперед, который влияет на всех участников собрания. Ниже приведены некоторые предложения по созданию плана действий:
   • Убедитесь, что у каждой цели есть «точечный человек»: не ожидается, что он выполнит задачу лично; вместо этого они функционируют как менеджер проекта, который связывает людей, которых необходимо привлечь, и предоставляет необходимые ресурсы.
   • Назначьте отчеты о проделанной работе: они могут быть формальными или неформальными, но идея состоит в том, что ответственный человек знает, что нужно проверять через определенный период времени, чтобы подтвердить прогресс по результатам.

4. 

   
   
   Оставайтесь в теме. После каждого пункта повестки дня и соответствующего обсуждения кратко суммируйте результаты группового обсуждения, задавайте вопросы и двигайтесь дальше.

5. 

   Запланируйте следующую встречу. Планируя встречу, когда все присутствуют, это гарантирует, что они могут немедленно отреагировать на конфликт расписания. Кроме того, это также означает, что ваша встреча будет запланирована как можно раньше, чтобы предотвратить конфликты с другими встречами.
   • Собирайте пункты повестки дня по электронной почте. Когда собрание закончится, укажите, что вы будете использовать текущую повестку дня как черновик для следующего собрания, и предложите участникам собрания прислать вам пункты повестки дня, которые имеют отношение к существующим целям.

Часть 2 из 3: Подготовка к встрече

1. 

   Решите, кто будет председателем. Эта роль обычно выпадает на долю менеджеров; тем не менее, отличный способ создать возможности для лидерства для подающих надежды и будущих членов команды - это поручить им роль председателей собраний отдела.

2. 

   Попросите выступающих принять участие. Спикеры обычно являются персоналом для решения индивидуальных задач. Они организовывают людей и ресурсы для выполнения работы и могут наиболее эффективно описать процесс и результаты. Они также могут озвучивать опасения по поводу непредвиденных трудностей и необходимости дополнительных ресурсов.
   • Вовлечение других людей и предоставление им обновлений во время встречи поможет вам не просто держать говорящую голову в передней части комнаты все время.

3. 

   Координировать графики. Планируйте встречи с учетом доступности и реальных ограничений. Например, хотя все могут быть доступны поздно вечером в пятницу, это может быть не лучшее время для обсуждения сложных вопросов.
   • Если не все могут прийти на встречу, оцените, кто являются ключевыми участниками проекта, убедившись, что встреча соответствует их расписанию.
   • Делегируйте записи и убедитесь, что детали встречи доводятся до сведения тех, кто не смог присутствовать.

4. 

   Подготовить повестку дня. Повестка дня должна, как минимум, включать список тем, делегировать обязанности по представлению и определять время, посвященное каждому пункту повестки дня. Ниже приведены несколько полезных советов по составлению повестки дня встречи:
   • Спрашивайте предложения. Электронная почта является хорошим источником для этого, потому что вы можете получать запросы в письменной форме. Примите предложения по повестке дня не позднее, чем за два дня до собрания.
   • Обобщите все запросы повестки дня в таблице со столбцами для темы, докладчика и отведенного времени. Если определенные запросы выходят за рамки общей темы, свяжитесь с этим человеком и предложите превратить запрос в отдельную памятку или обсудить на следующей встрече.
   • Быть реалистичным. Не пытайтесь втиснуть 30 минут описания и обсуждения в 15 минут. Вместо этого, превышайте запланированное время для встреч и заканчивайте досрочно, если необходимо.

5. 

   Установите правила встречи. Это не обязательно должно быть формальным или карательным, но полезно предложить протокол, чтобы встреча прошла гладко и каждый мог поделиться своим мнением.
   • Это можно сделать в начале встречи. Просто заявите: «В интересах экономии времени задерживайте вопросы и комментарии до тех пор, пока не выступит каждый выступающий. Если мы не дойдем до вашего комментария в течение отведенного времени для обсуждения, напишите мне позже, и мы сможем поговорить».

6. 

   Установите временные рамки. Включите в свою повестку дня, как долго продлится собрание, а также индикаторы того, как долго отдельные выступающие будут говорить, и как долго будет проводиться общее обсуждение после каждого пункта повестки дня.
   • Это дает участникам ощущение времени, когда они вносят свой вклад, и может уменьшить количество бессвязных или посторонних вопросов для обсуждения.
   • Хорошее практическое правило - выделять для обсуждения не менее 10 минут после каждого тезиса.

7. 

   Распространите повестку дня. За день до собрания разошлите повестку дня собрания. Это гарантирует, что у всех будет копия, и все будут готовы к тому, чего ожидать от самой встречи. Это также дает им возможность обратиться к вам, если в повестке дня есть неверная информация.

8. 

   Отправляйте напоминания. Если это новое или нечастое собрание, отправьте напоминание за час до собрания, чтобы напомнить всем о необходимости присутствовать.

Часть 3 из 3: как быть эффективным председателем

1. 

   Будьте лидером. Возьмите на себя ответственность за общение на собрании. Убедитесь, что он соответствует всем целям повестки дня. Делегируйте соответствующие лидерские обязанности ораторам, которые участвуют в собрании. Продемонстрируйте участие на всех этапах обсуждения.

2. 

   Укажите прогресс и отсутствие прогресса. Если на этой встрече рассматривается ряд текущих задач, укажите, где был достигнут прогресс и кто за это отвечал.
   • Если есть цели, которые не были достигнуты с момента последней встречи, укажите, почему.
   • Если это связано с нехваткой времени или ресурсов, поговорите с ответственным лицом о том, как решить эту проблему, возможно, вне самой встречи.

3. 

   Перефокусируйте обсуждение, которое отклонилось от сути. Бывают случаи, когда энтузиазм или разочарование могут сбить обсуждение с курса. Будьте внимательны и обязательно приведите обсуждение вне темы в соответствие с целями повестки дня. Ниже приведены некоторые предлагаемые подходы:
   • Сформулируйте встречу как «миссию по сбору фактов»: когда мы это делаем, это подразумевает, что каждый должен быть услышан, чтобы собрать как можно больше информации. Это может побудить встречающихся монополистов дождаться своей очереди.
   • Попробуйте Cyberstorming: Cyberstorming использует структуру электронного чата или форума для обмена идеями и может использоваться для неформальных встреч. Поскольку все, что введено, видно всем остальным членам команды, это снимает конкуренцию в отношении того, кто будет услышан.
   • Нейтрализуйте бессвязный разговор: если кто-то бессвязно говорит: «Это хороший вопрос, Боб, и я рад, что вы подняли его. Давай поговорим об этом позже, хорошо». Часто люди не осознают, что они болтают, но если это достаточно важно для них, они будут приходить к вам самостоятельно, чтобы поговорить более подробно.
   • Контрольные касательные: иногда проблема не в том, что человек слишком затягивает, а в том, что он пытается переориентировать обсуждение на посторонний вопрос, выходящий за рамки повестки дня. Когда это произойдет, подтвердите, что говорится, и предложите добавить вопросы для обсуждения в повестку дня следующего собрания, но твердо придерживайтесь мнения, что собрание должно перейти к заявленным целям.
   • Общайтесь один на один. Поговорите с монополизатором о том, что произошло. Сделайте это в частном порядке. Обязательно говорите тоном беспокойства, а не раздражения. Обязательно сосредоточьтесь на том, что вы наблюдали, и дайте возможность другому человеку объяснить свой ответ. Предложите помочь этому человеку предотвратить монополизацию в будущем.

4. 

   Эффективный переход между точками. Будьте настойчивы при соблюдении временных ограничений. Это не значит быть грубым; тем не менее, это означает, что люди должны знать, что встреча продолжается и что они могут продолжить текущее обсуждение с соответствующими сторонами после встречи.
   • Не торопитесь: хотя важно держать встречу в правильном направлении, более быстрое переключение между пунктами повестки дня может быть контрпродуктивным. Прежде чем двигаться дальше, всегда задавайте вопросы или проблемы. Убедитесь, что команда находится на борту и готова двигаться вперед вместе с вами, а не отставать.

5. 

   Выделите важные моменты. Необходимо выделить ключевые цели и подчеркнуть их связь с менее важными целями.
   • Помогите участникам собрания понять масштаб проекта и то, как каждая отдельная часть является важной частью гораздо более важного целого.

6. 

   При необходимости помогите делать заметки. Обычно на каждой встрече есть кто-то, кому поручено делать заметки; однако, если они будут перегружены, задача лидера - вмешаться и поставить перед собой задачу.

7. 

   Разъясните любые недоразумения. В конце каждого пункта лидер собрания предлагает резюме, которое участники могут извлечь из собрания. Эти сводные данные также дают людям возможность вмешаться, когда они чего-то не понимают.
   • Будучи руководителем собрания, будьте готовы подробно разъяснять идеи, чтобы их могли понять члены команды.

8. 

   Предложите исчерпывающее резюме в конце встречи. Решительное руководство позволяет избежать застоя и колебаний, удерживая сотрудников на задании и мотивированных, а также реагируя на изменения и новую информацию. Ниже приведены особенности решительного лидерства:
   • Ясность цели: обеспечивает согласование всех решений с целями и этикой организации.
   • Вовлеченность: позволяет руководителям подавать пример, воплощая приверженность ценностям компании, что позволяет принимать эффективные и действенные решения.
   • Прозрачность: не допускает личных интересов. Вместо этого демонстрирует, как решения на благо компании помогают всем процветать.
   • Создание культуры честных неудач: честные неудачи - это обучающие моменты, которые служат трамплином для принятия лучших решений. Решительное лидерство принимает те времена, когда совершаются ошибки.
   • Открытое и эффективное общение: соответствие ценностям компании гарантирует, что при общении вверх с высшим руководством или вниз по иерархии с управляемыми сотрудниками не будет несоответствий или противоречий.

Вопросы и ответы сообщества

Как мне убедиться, что я отвечаю своим требованиям?

Практикуйтесь перед членами семьи и просите их критики. Они могут сказать вам, хорошо вы делаете работу или нет.

Какие вопросы мне зададут на собеседовании?

Они обычно спрашивают вас о ваших сильных и слабых сторонах, опыте, почему вы хотите работать в этой компании, почему вы ушли / уходите с последней работы и каковы ваши требования к заработной плате.