Автор:
Robert Doyle
Дата создания:
18 Июль 2021
Дата обновления:
12 Май 2024
Содержание
Вы хотите предложить товары или услуги другой компании? Вам необходимо написать коммерческое предложение. Еще одна причина для написания этого документа - ответ на запрос предложений (RFP). Запрос на предложение) отправлено другой компанией или государственным учреждением, которому требуется помощь извне. Ваше предложение должно идентифицировать проблему, предлагать решение и объяснять, почему вы лучший человек для разрешения ситуации. Важно не путать его с бизнес-планом, это другой документ. Ну давай же?
Шаги
Часть 1 из 3: запуск предложения
Внимательно прочтите запрос предложений. Если вы пишете предложение, отвечая на запрос компании или государственного учреждения, это означает, что им нужны товары или услуги, которые вы можете предложить. Например, компания, против которой предъявлен иск, может направлять запросы предложений в различные юридические фирмы. Или государственное учреждение может подать запрос на предложение, когда ему требуются определенные материалы или продукты. Запрос предложений должен содержать всю необходимую информацию, и вы должны все понять, прежде чем приступить к написанию предложения.
- Важно, чтобы вы смогли выполнить то, что заказчик запросил в запросе предложений. Например, если вы не можете уложиться в запрошенный бюджет или сроки, вам не следует подавать предложение.
- Вам не нужно получать RFP для подачи бизнес-предложения. Можно просто прийти в компанию, которая может нуждаться в ваших услугах, и предложить их.
Задавать вопросы. Деловое предложение должно отвечать реальным потребностям клиента, то есть необходимо полностью их понимать, без всяких сомнений. Поставьте себя на место покупателя и попытайтесь увидеть проблему с его точки зрения. Чтобы помочь с этим, позвоните и ответьте на свои вопросы по следующим вопросам:- Были ли попытки решить проблему? Что пошло не так?
- По каким критериям клиент будет оценивать бизнес-предложения?
- Есть ли у компании вопросы?
- Какова операционная политика компании? Важно, чтобы ваше предложение соответствовало политике.
Хорошо отформатируйте документ. Официальное коммерческое предложение должно быть разборчивым, написанным удобным шрифтом подходящего размера. Как правило, рекомендуется использовать шрифт Times New Roman кегль 12.- Поищите в Интернете несколько примеров деловых предложений в вашем районе. Прочтите некоторые документы, чтобы понять, чего от него ждут.
- В Интернете есть множество моделей бизнес-предложений, и вы можете использовать их в качестве примера, чтобы ваш документ выглядел очень профессионально.
Включите титульную страницу. Вашему предложению нужна обложка с идентифицирующей информацией. В документе необходимо:- Ваше имя.
- Название компании.
- Имя человека, которому вы отправляете предложение.
- Дата подачи предложения.
Представьте проблему или потребность компании. В вашем предложении должна быть указана проблема и предложено ее решение. Идея состоит в том, чтобы процитировать проблему клиента простым, кратким и понятным языком. Также объясните, почему текущая ситуация проблематична.
- Например: «Академии Матиаса необходимы бухгалтерские услуги и услуги по расчету заработной платы, так как это бизнес, который продолжает расти и нанимать все больше сотрудников. В настоящее время весь учет ведется менеджментом, который перегружен. При передаче этой области специализированным специалистам руководство будет иметь возможность сосредоточиться на других приоритетах, таких как продвижение и расширение академии ".
При необходимости укажите контекст. Может потребоваться контекстуализировать предложение, чтобы его поняли. Например, было бы неплохо представить читателю некоторые факты, такие как:
- Если какое-либо решение уже было представлено и не удалось.
- Если кто-то попросил вас написать предложение.
- Как вы попали в проект или узнали о проблеме.
Определите ключевые термины. Поскольку предложение должно быть написано простым и очень ясным языком, некоторые термины могут нуждаться в дополнительных определениях. Помните, что вы отправляете предложение в отдел закупок компании, который, вероятно, понимает отраслевой жаргон, но лицо, принимающее решения, может быть не знакомо с этими условиями.
- Начните с обрисовки бизнес-предложения. Затем просмотрите документ, чтобы определить термины, которые могли быть не так понятны читателю.
- Также определите термины, которые используются по-разному. Например, «финансовый год» - это то, что определяется по-разному в зависимости от компании.
Проведите читателя по документу. Если предложение длинное, необходимо сделать обзор того, что читатель увидит после введения в резюме.
- Например: «Это бизнес-предложение состоит из четырех частей. После введения мы предложим предлагаемое решение, сроки и объяснение преимуществ в Части II. В Части III мы представим организованный бюджет и определим стандартные условия контракта. Наконец, в Части IV мы обобщим наш опыт и подтвердим, что предлагаемое решение является наилучшим вариантом поведения ".
Часть 2 из 3: Составление предложения
Предложите развернутое решение. Как только проблема обнаружена, самое время рассказать читателю, как вы ее решите, как можно подробнее. Как правило, решение предложит ваши товары или услуги потенциальному покупателю.
- Например: «Souza Contabilidade специализируется на бухгалтерском учете и услугах по расчету заработной платы для малого и среднего бизнеса. Мы предлагаем комплексные услуги в следующих областях: ведение бухгалтерской книги, балансировка запасов, налоговые декларации и контроль платежей».
- В некоторых случаях идеальным вариантом является составление списка с информацией для удобства чтения.
Объясните преимущества предлагаемого решения. Могут быть и другие способы решения представленной проблемы, поэтому необходимо объяснить, почему ваш вариант является лучшим. Составьте список всех преимуществ, включая такие вещи, как экономия расходов, конфиденциальность и профессиональный опыт.
- Обоснуйте свой опыт фактами. Например, вы можете использовать исследования, демонстрирующие преимущества использования предложенного решения.
- Если вы не найдете исследований, подтверждающих эффективность вашего решения, было бы неплохо назвать хотя бы известных людей в этой области. Например, клиент из прошлого может свидетельствовать от вашего имени, объясняя, как ваша компания помогла ему.
Объясните предложенный график. В предложение необходимо включить график, которого будут придерживаться. Хотя эта информация является предварительной и может измениться в будущем, читатель должен иметь представление о том, как это предложение будет реализовано.
- Определите некоторые ключевые моменты развития. Например, если вы предлагаете отремонтировать магазин, укажите дату начала работ и скажите, когда магазин будет готов к открытию.
- Всегда дайте понять, что расписание является приблизительным и зависит от других факторов. В строительстве, например, получение государственных разрешений может привести к отсрочке реализации планов. То же самое и с проблемами сотрудников, нанятых для проекта.
Представьте бюджет. Это, пожалуй, самая важная часть бизнес-предложения, поскольку читатель должен знать, может ли он позволить себе расходы на свои услуги. Сделайте консервативную оценку, умножив предполагаемый бюджет на 1,5. Идея состоит в том, чтобы компенсировать непредвиденные обстоятельства, не взимая с клиента дополнительную плату. Всегда указывайте, что значения являются приблизительными, а не окончательными, а также включайте следующую информацию:
- Ценности для начала проекта.
- Затраты на оплату труда.
- Материальные затраты.
- Ежемесячная и непрерывная оплата.
- Расходы на техническое обслуживание.
Опишите условия контракта. Важно включить ключевые условия контракта, чтобы читатель понимал, какая лодка входит. Например, включите следующую информацию:
- Сколько платить при подписании договора: «50% оплаты при подписании договора».
- Штрафы и пени за просрочку платежа: «За просрочку платежа взимается сбор в размере 50 реалов».
- Политика отмены: «Контракт может быть расторгнут по любой причине, если это сделано с письменным уведомлением за 90 дней. Если оплата еще не была произведена, штрафы не начисляются ».
Часть 3 из 3: Завершение подготовки предложения
Расскажите о своем соответствующем опыте. Идея в том, чтобы читатель доверял вашему клубу! Поэтому вы должны дать понять, что способны сдержать слово и выполнить бизнес-план. Для этого определите похожие проекты, в которых вы добились успеха.
- В зависимости от подписанных вами контрактов вы не сможете раскрыть личности ваших прошлых клиентов. Тем не менее, о прошлом опыте можно говорить и в более общем плане: «За последние пять лет мы предоставляем бухгалтерские услуги и услуги по расчету заработной платы примерно 20 компаниям среднего размера (от 25 до 100 сотрудников)».
Назовите людей, которые будут участвовать в проекте. Вы, наверное, не все сделаете сами? В этом случае объясните, кто вам поможет и какую роль каждый из них будет играть. Также укажите, как вы обеспечите компетентность этих людей.
- Если вы уже знаете, кто будет нанимать, включите в приложения учебный план каждого из этих людей.
Постарайтесь предугадать и разрядить оппозицию. Не все деловые предложения принимаются сразу. Например, если предложение включает сокращение персонала, это нормально, если компания не готова принять все. Если он предлагает полное изменение бренда, ожидается, что будет некоторое сопротивление. Выявите возможные проблемы и предложите их решения.
- Обобщите ожидаемый отказ.
- Обсудите вероятность возникновения противодействия.
- Приведите свои контраргументы.
Включите заключение. В конце документа идея состоит в том, чтобы усилить преимущества предложения и указать крайний срок, в течение которого клиент должен ответить и нанять его. Однако в некоторых филиалах такие сроки обычно не указываются. Поговорите с другими в той же отрасли и узнайте, каков шаблон.
- Дайте понять, что вы готовы ответить на вопросы клиентов и проинформировать свой веб-сайт, чтобы они могли увидеть больше информации о компании.
Пожалуйста, дайте несколько ссылок. Если вы цитируете исследования или внешние источники в предложениях, хорошо включить ссылки на все в конце, используя ABNT или аналогичный стиль.
- Включив библиографию, клиент сможет идентифицировать все, что вы процитировали, в дополнение к возможности проверить точность информации.
Просмотрите коммерческое предложение. Оставьте набросок в покое на день или два. Затем прочтите его еще раз и исправьте на предмет опечаток и орфографических ошибок. Читайте вслух от начала до конца. Затем читайте в обратном порядке, предложение за предложением.
- Часто проверяйте числа и убедитесь, что все в порядке.
- Также просмотрите запрос предложения и другие полученные вами документы. В идеале ваше предложение очень полное.
- При необходимости сократите предложение. В идеале заказчик должен прочитать документ менее чем за десять минут. Если чтение занимает больше времени, попробуйте разделить некоторые материалы и включить их в приложения.
