Автор:
Robert White
Дата создания:
1 Август 2021
Дата обновления:
11 Май 2024
Содержание
Вы только что были избраны или назначены секретарем комитета, к которому вы принадлежите. Поздравляю! Вы умеете записывать, готовить и представлять протоколы? Неважно, следуете ли вы законодательной библии Обновленные правила распоряжения Роберта или написание минут в менее формальной обстановке, вот важные методы, которым нужно следовать.
Шаги
Часть 1 из 4: Предварительная подготовка
Знайте правила встреч вашей организации. Если ожидается, что секретарь будет вести формальный протокол, спросите, следует ли группа Правилам порядка Роберта или другому официальному руководству. В более неформальной обстановке спросите, что следует включить в протокол или как они будут использоваться.
- Вам не нужно знакомиться с полными Обновленными Правилами заказа, но получение копии или ее заимствование может помочь ответить на конкретные вопросы.
- Знайте и свою роль. Некоторые секретари не присутствуют на собрании, в то время как другие занимают протокол и участвуют в обсуждении. В любом случае секретарем не должно быть кого-то с другой важной ролью, например, фасилитатора или президента.
Сначала подготовьте модель. В протоколе каждой встречи повторяется некоторая информация, поэтому шаблон создаст согласованный формат для удобства использования. По крайней мере, включите место для следующей информации:- Название организации.
- Тип собрания: регулярное, еженедельное или ежегодное собрание, небольшое собрание комитета или собрание специального назначения?
- Дата, время и место. Оставьте место для времени начала и окончания (запланированного и отложенного).
- Имя председателя или руководителя собрания и секретаря (или заместителей).
- Список «подарков» и «отсутствующих». Отметьте, присутствует ли кворум (достаточно людей для голосования).
- Место для вашей подписи. Как лицо, ответственное за протокол, вы всегда будете подписывать свою работу, и после утверждения протокола может потребоваться дополнительная подпись, в зависимости от политики вашей организации.
- Повестка дня, если таковая имеется. Если председатель или координатор собрания не просил вас составить повестку дня, у него должна быть такая, которая поможет систематизировать ваши записи о встрече.
Возьмите с собой блокнот или блокнот. Выберите то, что вам удобно. Если вы собираетесь часто писать минуты, выделите для этого блокнот или создайте папку на своем компьютере.- Если на предыдущем собрании у вас были протоколы, которые еще не были отправлены на утверждение, возьмите их с собой.
- Хотя диктофон может помочь вам записать минуты позже, он не заменяет заметок. Если вы собираетесь записать встречу, посмотрите, согласны ли все присутствующие, и не поддавайтесь искушению записать ее слово в слово.
- Обучение стенографии ускорит процесс создания заметок, но необязательно уметь записывать каждое слово для получения минут. Фактически, вам следует избегать этого.
- Если вас просят делать заметки публично во время собрания, используйте проектор или презентационный мольберт, а потом возьмите заметки домой, не размывая их, чтобы вы могли использовать их для ввода минут.
Часть 2 из 4: заметки о встрече
Раздайте список посещаемости. Когда все присутствуют, раздайте лист бумаги (или больше, для больших собраний), чтобы каждый мог написать свое имя и контактную информацию. Вы можете использовать этот список после встречи, чтобы заполнить раздел подарков вашей модели или приложить этот список к полному протоколу.- Если вы не знаете многих из присутствующих, нарисуйте таблицу мест и заполните ее, попросив каждого представиться. Держите его под рукой, когда делаете заметку, чтобы вы могли при необходимости называть людей по именам, как будет описано ниже.
Заполните как можно больше вашего шаблона. Пока вы ждете начала собрания, запишите название организации, дату и место встречи, а также тип (например, еженедельное, специальное собрание комитета и т. Д.). Когда он начнется, запишите время начала.
- Если у вас нет шаблона, запишите эту информацию в верхней части заметок.
- Если собрание было созвано для специальной цели или в особое время, сохраните записку, которая была отправлена для уведомления участников, и приложите ее к протоколу после их расшифровки.
Запишите результат первого движения. Большинство официальных собраний начинается с предложения принять повестку дня, поэтому на этом этапе эта процедура будет использоваться в качестве примера. Если собрание начинается с другого движения, запишите всю относящуюся к нему информацию:
- Предложение обычно начинается со слов «Я предлагаю». Обычно «предлагаю принять эту повестку дня».
- Имя заявителя (лица, предложившего предложение).
- Результат голосования. Если положительный, напишите «движение принято». В противном случае напишите «движение отклонено».
- Вы можете попросить прислать более длинные предложения в письменной форме, если вы не можете их правильно записать. Если эта проблема возникает часто, спросите между собраниями, можно ли сделать эту политику официальной для предложений, состоящих из более чем определенного количества слов.
- Если вы составили повестку дня, вы можете быть сторонником этого предложения и секретарем протокола. Нет проблем с регистрацией собственных действий, пока вы остаетесь объективными.
Запишите любые другие движения, которые возникают во время встречи. Внимательно слушайте все обсуждения, однако, если не указано иное, не записывайте их. Когда будет сделано новое движение, запишите соответствующую информацию.
- Помните, что каждое предложение должно включать в себя его точные слова, имя автора и результат голосования.
- Некоторые предложения необходимо поддержать, прежде чем перейти к голосованию. Если кто-то говорит: «Я поддерживаю движение» или что-то подобное, запишите имя этого человека как сторонника.
- Если вы не знаете имени сторонника или хотите повторить предложение, вежливо прервите встречу и спросите. Правильное написание информации достаточно важно, чтобы можно было немного отвлечься.
- Если предложение получает поправку, просто измените слова предложения в своих заметках. Не следует отметить, что изменение произошло, если оно не является спорным и вызывает много дискуссий.
Прослушайте отчеты и получите их копии. Каждый раз, когда отчет, новость или что-то подобное читается вслух, отметьте название документа и то, кто его читает, или подкомитет, который его подготовил. Если за чтением следует движение, запишите его, как и любое другое.
- Более практично получить копию в конце собрания. Сделайте заметку, чтобы позже попросить у читателя или руководителя собрания копию, и приложите ее к записанному протоколу.
- Если копии отсутствуют, отметьте, где хранится исходный документ. Возможно, вам потребуется запросить эту информацию после встречи.
- Если участник делает устный отчет вместо чтения документа, напишите краткое и объективное изложение отчета, не вдаваясь в подробности и не цитируя выступающего буквально.
Запишите предпринятые или отмеченные действия. Сюда входит проверка задач, поставленных на последней встрече, и новых действий. Кто-нибудь остался, чтобы написать письмо? Запишите имя человека и инструкции.
- В зависимости от формальности собрания многие из этих действий могут подпадать под классификацию «ходатайств». На менее формальных встречах может потребоваться также не забывать о менее четко организованных решениях.
- Кратко опишите мотивировку решения, если оно дано.
Запишите все вопросы по порядку ведения заседания и решения. Каждый раз, когда выдвигается возражение против процедуры, запишите полное возражение и его основание, а также все решение, принятое президентом.
- Включите любые ссылки на Правила заказа Роберта, политику организации или протокол компании.
Записывайте резюме обсуждений только по запросу. Официально протоколы фиксируют то, что было сделаноне то, что было сказалОднако выполняйте любые конкретные запросы, которые делает вам организация.
- При записи обсуждений будьте максимально объективны. Включите конкретные моменты, а не мнения, и сведите к минимуму использование прилагательных и наречий. Ваша цель - писать сухо, основательно и утомительно!
- Не называйте имена людей во время резюме обсуждения. Особенно важно не делать этого в жарких дискуссиях, которые могут вас обидеть.
Свяжите концы в конце встречи. Запишите время, когда он закончился, и не забудьте получить копии отчетов или напомнить кому-нибудь, чтобы они отправили их вам.
- Взгляните на свои заметки, чтобы увидеть, не упущено ли что-нибудь или нуждается в разъяснении. Если вам нужно кого-то спросить, сделайте это до того, как этот человек уйдет.
Часть 3 из 4: Расшифровка протокола
Начните этот процесс как можно скорее. Расшифровывать официальный протокол лучше всего сразу после встречи, когда события еще будут свежи в вашей памяти.
Используйте компьютер для ввода заметок к собранию. Возможно, вы уже это сделали, если использовали ноутбук. Сохраните свои заметки и создайте новый документ для минут, чтобы вы могли сравнить эти две вещи бок о бок.
Отформатируйте свои заметки в организованные абзацы. Каждое новое ходатайство, решение или вопрос по порядку ведения заседания должны быть в отдельном абзаце. При форматировании убедитесь, что:
- Вы использовали правильную орфографию и грамматику. Если нужно, воспользуйтесь средством проверки правописания.
- Он использовал одно и то же время по всему тексту. Используйте идеальное прошедшее время или настоящее, но не чередуйте их в одном документе.
- Это было максимально объективно. Ваше мнение не должно отражаться в протоколе, поскольку вы хотите создать объективную запись, которую сможет использовать каждый.
- Он использовал простой и точный язык. Любой нечеткий язык должен быть заменен точными словами, а приукрашенные описания должны быть удалены.
- Он включал только предпринятые действия, но не обсуждения. Если вас не попросят записать обсуждения, сосредоточьтесь на том, что было сделаноне то, что было сказал.
- Он пронумеровал страницы для удобства.
Раздайте участникам проект протокола. Отправьте копию каждому, используя контактную информацию в ведомости посещаемости. Если у вас нет этой информации, руководитель встречи сможет с вами связаться.
Получите утверждение протокола. Вас могут попросить прочитать его вслух на следующей встрече и отправить на утверждение. Если предложение принято, запишите его.
- Если протокол был исправлен до принятия, внесите изменения в документ и укажите в конце, что протокол был исправлен, без описания конкретных исправлений.
- Если предлагается исправить протокол после того, как он был одобрен, укажите точные слова этого предложения в соответствующем протоколе и о том, было ли оно одобрено.
Часть 4 из 4. Использование шаблона протокола собрания
Перейдите на сайт шаблона собрания. Эти готовые шаблоны сэкономят время на организацию минут и помогут предотвратить ошибки.
Уделите время просмотру каждого сайта. Используйте их функции поиска и просмотрите варианты, чтобы найти лучший для вас.
- Если вам нужна конкретная модель, например, общая или стандартная, найдите на веб-сайтах свои конкретные потребности и загрузите модели, нажав соответствующие кнопки. Сохраните их в удобном для поиска месте, чтобы не потерять.
Откройте файл. Скачав, разархивируйте и откройте в Microsoft Word или Excel. Чтобы улучшить качество и простоту использования, используйте последнюю версию Microsoft Word, так как поддержание ее в актуальном состоянии упростит задачу и позволит вам воспользоваться преимуществами новых функций.
Добавьте логотип вашей компании и информацию об авторских правах в шапку. Удалите образец логотипа, но не без предварительного ознакомления с условиями использования, на основании которых вы приобрели модель. В конце концов, нет необходимости в юридических проблемах, верно?
Измените заголовок. В области заголовка выделите слова «Встреча / Группа» и напишите заголовок своего протокола.
Измените тему (необязательно). Чтобы сделать вашу минутную модель более красивой и профессиональной, подумайте об изменении цвета или выборе готовой темы. Это просто: найдите вкладку «Макет страницы» и перейдите в раздел «Цвета и темы». Там вы можете настроить внешний вид своей модели и даже подобрать цвет логотипа вашей компании.
Назовите разделы шаблона. В модели должно быть несколько имен полей. Вам может понадобиться больше или меньше, или вам все еще не нравится, как названы разделы. Настройте их в соответствии с вашими потребностями.
Сохраните шаблон в записной книжке, чтобы вы могли брать его с собой на собрания и составлять протокол. Если вы продолжите использовать Microsoft Office, все будет быстро и легко, и вы сможете следить за встречей еще более организованно и более точно, чем раньше. В качестве альтернативы вы можете распечатать свой шаблон, чтобы записать его вручную, но сохраните высоту полей, чтобы вы могли разместить столько информации, сколько вам нужно.
Просмотрите свою модель. Поздравляю! Ваш шаблон протокола собрания готов. Ожидается, что ваша продуктивность и точность во время собраний вырастут в геометрической прогрессии, теперь, когда у вас есть модель, которая поможет вам и упорядочит ваши мысли. Как и в случае с любым другим проектом, просмотрите детали, чтобы увидеть, не упущено ли что-то или что-то запутано. Как только вы убедитесь, что все в порядке, вы закончите свою модель и будете готовы к следующим встречам.
подсказки
- Введите протокол сразу после окончания собрания, так как лучше хранить его, пока события еще свежи в памяти. Также важно, чтобы участники получили копию действий, которые им необходимо предпринять, как можно скорее после окончания собрания.
- Сядьте как можно ближе к ведущему собрания, чтобы вы могли все слышать, и попросите разъяснений, не повышая голоса.
- Храните протокол в надежном месте.
- Попросите людей записывать свои движения, чтобы им не приходилось регистрировать их на месте.
- Не бойтесь в любой момент прервать и попросить разъяснений.
- Протоколы очень важны: они хранятся и могут использоваться спустя годы. Например, если проблема носит юридический характер, чья-то репутация может зависеть от минут.
- Прочтите некоторые части Обновленные правила распоряжения Роберта, в частности раздел, в котором говорится о секретарше.
- Записывайте события по мере их возникновения. Если одна и та же тема возникает дважды, не группируйте ее.
Предупреждения
- Не включайте в протокол слишком много деталей. Даже если вас просят записывать обсуждения, делайте их как можно более краткими и объективными. Ограничьтесь сообщать только основные моменты, которые возникают, иначе вы будете перегружены и заполните документы ненужными деталями.
- Личные интерпретации и чувства лица, ответственного за протокол, не должны регистрироваться.
- Если часть встречи конфиденциальна, нет сообщить. Вместо этого напишите, что «Правление сообщило, что обсуждение было конфиденциальным. Поэтому оно не было записано».
- Если вас просят записать конфиденциальную беседу, например встречу между адвокатом и вашим клиентом, сделайте это через минуту. отделенный и держите его подальше от протокола общего собрания. Отметьте его как конфиденциальный и укажите, кто будет иметь к нему доступ.
