Содержание

• Шаги

Организация файлов сотрудников может быть скучной задачей, но выбор метода и его постоянное использование действительно может упростить процесс. Вам нужно будет систематизировать печатные и электронные файлы отдельно. Вы можете организовать документы в хронологическом порядке по сотрудникам или по отдельным типам документов. Обязательно указывайте имена каждому файлу и защищайте конфиденциальную информацию соответствующими мерами безопасности.

Шаги

Метод 1 из 3. Организация напечатанных файлов

1. 

   Используйте хронологическую систему организации. Этот тип системы наиболее подходит для тех, кто склонен систематизировать события в уме в хронологическом порядке, но это только вопрос предпочтения. Чтобы организовать файлы сотрудников в хронологическом порядке, создайте отдельный файл для каждого сотрудника. В досье сотрудника вы включите все соответствующие документы в хронологическом порядке.
   • Например, файл сотрудника может начинаться с подачи заявки на вакансию, резюме, документ о подоходном налоге, а затем добавлять все новые документы, такие как ежегодные обзоры эффективности.

2. 

   
   
   Организуйте файлы по типу документа. Этот тип организационной системы лучше всего рекомендуется для людей, которые склонны иметь более общий взгляд на вещи, но это только вопрос личных предпочтений. В этом методе вам нужно будет сохранять файлы по типам документов, я храню похожие файлы для каждого сотрудника. Например, у вас может быть файл, содержащий тесты всех сотрудников на наркотики, второй - аттестацию всех сотрудников, а другой - медицинские отчеты.
   • В каждой группе документов организуйте файлы в алфавитном порядке, чтобы упростить поиск форм для каждого сотрудника.

3. 

   
   
   Приложите все необходимые документы. У большинства правительств есть законы, определяющие, какие документы компания должна хранить для каждого сотрудника. Ознакомьтесь с местным и национальным законодательством, чтобы убедиться, что вы ведете дела сотрудников в соответствии с нормативными актами.
   • Файлы должны содержать всю информацию, касающуюся процесса найма и отношений между сотрудником и компанией. Сюда входят документы, относящиеся к служебной аттестации, рекомендации и дисциплинарные меры.
   • Большинство законов требует от компаний хранить документацию (даже после увольнения сотрудника) не менее трех лет, но рекомендуется хранить ее не менее пяти лет на всякий случай, если возникнет проблема.

4. 

   
   
   Имейте электронные копии распечатанных документов. Несмотря на то, что важно систематизировать и хранить оригинальные документы, также неплохо сделать электронные копии этих документов на случай, если что-то случится с печатными копиями - если они потеряны, повреждены, уничтожены и т. Д.
   • Не забывайте постоянно создавать резервные копии ваших электронных файлов, чтобы сеть безопасности всегда была в актуальном состоянии.

Метод 2 из 3: Организация электронных файлов

1. 

   Выберите организацию на основе сотрудника или документа. Чтобы систематизировать электронные файлы, вы должны создать папки, которые четко объясняют ваш организационный метод. Вы можете организовать по сотрудникам - в этом случае у вас будет папка с именем сотрудника, содержащая все связанные документы. В эту папку включите другие подпапки для улучшения организации (например, «обзоры производительности»). В качестве альтернативы можно организовать их по типу файлов - в этом методе у вас будет папка, названная в соответствии с типом документа (например, «обзоры эффективности» или «материалы для найма»), и в нее будет включена информация о каждом сотруднике в именованной подпапке. Неважно, какой организационный метод вы выберете - это просто вопрос личных предпочтений.

2. 

   Тщательно назовите папки. При организации электронных файлов сотрудников важно правильно и четко называть их. Любой, кто обращается к файлам, должен понимать выбранное вами имя.
   • Имена сотрудников ставьте последовательно: «Фамилия, Имя» или наоборот.
   • Примером четко названного документа может быть «Pereira.João.Aperformance Evaluation.April2018». В этом файле указано имя сотрудника, тип документа и дата.
   • Примером документа с плохим названием может быть «PereiraAvaliaçãoAbril». В этом файле указана фамилия сотрудника, но это может создать путаницу, если имеется более одного сотрудника с фамилией «Перейра». Кроме того, здесь также четко не указано, какой тип оценки или год, только месяц.
   • Это предотвращает потерю или неправильное расположение файлов и позволяет людям легко их находить при необходимости.

3. 

   Сделайте резервную копию. Все электронные файлы сотрудников должны быть зарезервированы в той или иной форме, в печатном виде, на внешнем жестком диске или в облачном хранилище. Это предотвратит большие потери, если что-то случится с системой или компьютером, на котором вы храните информацию.
   • Резервное копирование следует выполнять регулярно, чтобы обеспечить постоянное хранение и защиту всех файлов. Хорошее практическое правило - делать резервную копию каждые четыре-шесть недель, но это число может варьироваться в зависимости от количества сотрудников и документов в компании.

Метод 3 из 3: меры предосторожности

1. 

   Храните все бумажные копии, содержащие конфиденциальную информацию, в закрытом и защищенном шкафу. Если у вас есть файлы, содержащие конфиденциальную информацию о сотрудниках компании, они должны быть постоянно заблокированы для предотвращения несанкционированного доступа. Разрешать доступ к ключам для разблокировки шкафов только уполномоченным лицам.
   • Это включает в себя любой документ, содержащий информацию, касающуюся здоровья, инвалидности, возраста, расы, пола, национальности, религиозных убеждений, семейного положения и другую идентифицирующую информацию.
   • Купите противопожарный шкаф, но имейте в виду, что эти предметы могут быть немного дороже. Оцените преимущества дополнительной защиты и полагайтесь только на электронные копии в качестве резервной копии.

2. 

   Защитите конфиденциальные электронные файлы паролями. Внедрите процедуру аутентификации для любого электронного файла, который необходимо защитить по соображениям конфиденциальности. Только определенные люди должны иметь доступ к этим файлам, поэтому вводите пароли для защиты информации.
   • Сетевой инженер вашей компании или ИТ-специалист должны помочь вам создать пароли для определенных папок.

3. 

   Разрешите финансовому отделу систематизировать свои файлы. Такой отдел должен организовать и защитить сами файлы. Поскольку эти типы документов почти всегда содержат конфиденциальную информацию, доступ к ним должен быть очень ограничен - обычно только для менеджера.
   • Сюда входят налоговая декларация о доходах, платежи, приложения, часы работы и т. Д. Документы.
   • Другие отделы также должны управлять своей документацией. Например, HR может потребоваться хранить документы, касающиеся здоровья и истории болезни сотрудников, внутренних жалоб или любых дисциплинарных мер, связанных с поведением сотрудников.