Содержание

• Шаги

Все мы знаем, что на работе важна организованность; Тем не менее, для многих это бесконечная битва. Хотите верьте, хотите нет, но оставаться организованным - не такая сложная задача, как кажется. Некоторые быстрые изменения в привычках и текущие решения могут сделать этот процесс проще, чем вы думаете.

Шаги

Метод 1 из 4: Управляйте своим пространством и временем

1. 

   Следите за своей деятельностью. В течение нескольких дней записывайте в дневник несколько своих занятий. Это поможет вам увидеть, что именно вы делаете, даже не осознавая этого, и вы получите первоначальное представление о своих организационных и производственных неудачах. Кроме того, вы должны выполнять это упражнение с учетом ваших общих целей. В дневнике активности вы сможете увидеть, какие задачи могут напрасно тратить ваше время, а какие могут способствовать достижению ваших целей.

2. 

   
   
   Составьте свой график высокой продуктивности. Некоторые люди продуктивны по утрам, в то время как другие ненавидят идею рано вставать. Возможно, вы уже имеете представление о тех частях дня, которые делают вас более продуктивным. Независимо от ваших предпочтений - ночью, утром, в обеденное время или непосредственно перед или после «часа пик» - используйте эти периоды, чтобы максимизировать свою продуктивность.

3. 

   
   
   Расставлять приоритеты ваши задачи. Все мы знаем, что одни задачи важнее других; однако мы не всегда уделяем им должное внимание. Разработайте, например, систему, которая классифицирует задачи с помощью напоминаний, которые честно и гибко включают такие бренды, как флаги или звезды. Храните эти напоминания рядом с вашим компьютером или столом, виртуальным или физическим. Посвящайте больше своего времени и энергии самым приоритетным вопросам из списка. Примеры могут включать задачи с короткими сроками, например, то, что вы должны доставить до конца дня или на следующий день. Вы также можете расставить приоритеты в ответах на запросы клиентов, начальников или других лиц, которые несут ответственность за возникшие расходы. И, если вы не уверены, насколько деликатна или важна задача, всегда полезно спросить.

4. 

   
   
   Немедленно выполняйте быстрые задачи. Не всем задачам нужно назначать приоритеты и планировать их на определенное время.Планирование или составление графика некоторых из них может занять столько же времени, сколько и их выполнение. Если это так, и вы можете выполнить эти задачи сразу, наслаждайтесь! Подобное устранение этих препятствий также поможет вам избежать откладывания на потом.

5. 

   Избавьтесь от беспорядка и рабочих материалов. Наши столы легко перемещаются от сцен беспорядка к сценам разрушения, достойным фильмов, что затрудняет организацию. Некоторые люди даже действуют в соответствии со строгими правилами уборки. Хотя они и не обязательны, примите некоторые меры по очистке рабочей станции.
   • Возобновить заказ. Выбрасывайте мусор и систематически архивируйте нужные вам материалы. По возможности убирайте беспорядок: во время перерывов или между задачами.
   • Немедленно удалите образовавшуюся грязь. Так что потом вам не придется беспокоиться о чистке. Более того, это предотвратит то, что текущий беспорядок останется на вашем столе в будущем.
   • Держите все необходимое под рукой. Очевидно, что не все вокруг является признаком беспорядка. Наличие доступных инструментов экономит ваше время и позволяет эффективно использовать ваше драгоценное пространство.

6. 

   Запланируйте время для мероприятий и встреч. Некоторые люди только планируют встречи, но не составляют списки необходимых мероприятий. Планирование наиболее важных задач, а также встреч может быть полезным. Вы также можете «группировать» определенные задачи. Например: назначать встречи только по вторникам и четвергам. Также сохраните свободное время в своем календаре, чтобы выделить время для творчества для себя или для учета неожиданных событий.
   • Используйте повестку дня и календарь. Эти инструменты могут быть бумажными или виртуальными в виде приложений, таких как iCalendar и Google Now.
   • Разделите свою деятельность на категории. Категоризация или разделение действий по цвету может дать вам быстрое визуальное напоминание о том, что важно. Эти категории могут включать, например: переписку, проекты, события, встречи, обсуждения и даже перерывы или время для физических упражнений.
   • Оптимизируйте свои технологии. Виртуальные календари и почтовые платформы, такие как Outlook, могут объединять ваши списки дел, ваши контакты и ваши адреса. Это не только делает все более эффективным, но и оптимизирует ваш мыслительный процесс.
   • По возможности делегируйте задачи. Учитывая интенсивность дневной работы, легко забыть, что вам не нужно делать все самостоятельно. Делегируйте задачи помощнику или, если вы сильно увязли в работе, попросите коллегу сделать вам одолжение и помочь с определенными задачами. Вы можете вознаградить их, когда все станет спокойнее.

Метод 2 из 4. Систематический уход за электронной почтой

1. 

   Проверяйте электронную почту в назначенное время. Не всем нужно придерживаться своего почтового ящика, так как многие полученные сообщения не столь срочны. Если вы работаете в месте, которое не требует немедленных ответов на электронные письма, проверяйте свой почтовый ящик в запланированное время - примерно три или четыре раза в день.

2. 

   Архивируйте электронные письма. Воспользуйтесь преимуществами папок и ярлыков вместо того, чтобы сообщения накапливались в вашем почтовом ящике. В Outlook есть папки и подпапки, а в Gmail есть ярлыки и несколько отдельных почтовых ящиков. Если вы, например, журналист, ваши папки могут называться «Текущие отчеты», «Будущие отчеты», «Старые отчеты», «Интервью и источники» и «Истории и идеи».
   • Удалить и заархивировать. Архивируйте старую и важную почту, а остальные удалите. В приведенном выше примере папка «Старые отчеты» служит файлом журналиста. Когда вы начнете удалять старые сообщения электронной почты, вы удивитесь, сколько элементов отправляется в корзину и сколько элементов хранится. Некоторым людям также нравится, чтобы их почтовый ящик был пуст - не оставляя ни одного сообщения непрочитанным (или не оставляя никаких сообщений в своем почтовом ящике). Помимо использования папок и ярлыков, вы можете очистить поле, используя функцию «Архив», удаляя старые электронные письма во время перерывов в работе или используя приложения для организации учетных записей.

3. 

   Когда это будет наиболее эффективно, используйте другие формы общения. Иногда простой телефонный звонок может решить проблему, которая потребует обмена десятью электронными письмами. Если да, позвоните человеку! Если вы знаете, что обмен электронными письмами приведет к обсуждению или привлечению большого количества сообщений, возможно, лучше будет поговорить по телефону. Таким образом, вы сможете получить более подробную информацию, избегая при этом долгого и продолжительного обсуждения в электронных сообщениях. Вы даже можете отправить электронное письмо коллеге и сказать что-то вроде: «У меня к вам много вопросов по этой теме. Может, нам стоит поговорить друг с другом. Могу я позвонить вам через пять минут?»

4. 

   Ограничьте перерывы. Хотя стратегические перерывы полезны, перерывы в рабочее время - нет. Они могут замедлить вас, нарушить темп работы и заставить вас потерять образ мышления. Поэтому старайтесь использовать специальные письменные и голосовые сообщения, когда знаете, что слишком заняты. Эти инструменты необязательно использовать только тогда, когда вы не в офисе; их можно использовать, когда вы увязли в задачах. Многие люди также используют политику «открытых дверей», но вам не нужно постоянно оставлять свою комнату открытой. Вы даже можете оставить дружескую записку у двери, сказав что-то вроде «Я сейчас разговариваю» или «Я занят. Пожалуйста, вернитесь позже или отправьте электронное письмо».

5. 

   Воспользуйтесь услугами «облака». Можно рассмотреть облачный сервис (также известный как «облачные вычисления»), поскольку он дешевле, масштабируем, эффективен и легко обновляется. Контент, предоставляемый этими облаками, может быть особенно полезным, поскольку вы можете получить к нему доступ на различных устройствах: компьютерах, планшетах, смартфонах и т. Д. Облачное хранилище также служит основным или дополнительным способом создания цифровых резервных копий. Проконсультируйтесь с лицом, ответственным за ИТ или программное обеспечение на вашем рабочем месте. Возможно, у вас уже есть свободное пространство в облаках (или вы даже можете купить это пространство за небольшую годовую плату).

6. 

   Используйте избранное в Интернете. Лучшие браузеры позволяют делать закладки - когда вы сохраняете и систематизируете адреса электронной почты, которые вы часто посещаете, для легкого и быстрого доступа. Воспользуйтесь ими, чтобы не забывать о важных веб-сайтах, содержащих новости или информацию отрасли.

Метод 3 из 4. Использование времени

1. 

   Избегайте одновременного выполнения нескольких задач. По этому поводу мнения большинства экспертов совпадают. Хотя по телевидению это может показаться быстрым и крутым, одновременное выполнение нескольких задач («многозадачность» или «многозадачность») неэффективно и может снизить эффективность вашей организации. Выберите, чтобы полностью сосредоточить свое внимание на одной задаче за раз; закончите его и перейдите к следующему пункту в списке.

2. 

   Создайте для себя расписание или календарь. К счастью, для большинства работ не нужно специально планировать все в свой день. Тем не менее, может быть полезно ведение основного расписания основных моментов, а также наиболее важных событий и задач дня.
   • Установите ограничения по времени для определенных действий. Некоторые задачи не требуют этих ограничений, но другие должны иметь временные параметры, чтобы вы могли повысить свою производительность. Подумайте о повседневных делах, которые обычно занимают больше времени, чем обычно, и дайте им конкретные сроки в будущем.
   • Выделите дополнительное время для других занятий. Некоторые виды деятельности - как вы, возможно, узнали из опыта - обычно требуют больше времени, чем ожидалось; однако это не обязательно плохо. Выделите, например, дополнительное время до и после выполнения таких задач (особенно для важных событий и встреч).

3. 

   Используйте приложение для секундомера, физический секундомер или будильник. Эти инструменты могут быть эффективными при умеренном использовании. Некоторым людям нравится устанавливать свои будильники на 10, 15 или 30 минут заранее, чтобы получать предупреждения и подготовиться к действию. Вы также можете использовать напоминания.

4. 

   Не откладывайте свои занятия. Спросите себя, абсолютно ли необходима эта отсрочка или это просто пример промедления. Если вы думаете, что откладываете на потом, не откладывайте задачу - закончите ее немедленно! Однако, если откладывание занятия неизбежно, запомните момент, когда вы его прервали, и установите другое конкретное время, чтобы завершить его. Другой вариант - составить план на случай непредвиденных обстоятельств. Например: если вам нужно отменить личную встречу, вы можете позвонить (через аудио и / или видео) этому человеку.

Метод 4 из 4. Забота о своем физическом и психическом здоровье

1. 

   Делайте перерывы. Чтобы оставаться здоровым и продуктивным, важно делать перерыв в умственном развитии. Мы, как правило, настолько погружены в работу, что иногда не делаем перерывов - это так важно. Эти перерывы дают нам необходимый отдых и повышают нашу продуктивность, но они также позволяют нам сделать шаг назад и спросить себя, насколько эффективно мы используем свое время.

2. 

   Лучше спать. Если мы плохо спим, на следующий день мы можем быть ошеломленными, усталыми или вялыми, что может подорвать эффективность и наши планы на работе. Планируйте отдыхать не менее семи или восьми часов непрерывно ночью.

3. 

   Не сравнивайте себя со своими коллегами. Работа большинства этих людей отличается от нашей, и все они имеют разные методы организации. Метод, который имеет смысл и эффективен для тех, кого вы знаете, может быть не лучшим для вашей повседневной жизни, и наоборот.

4. 

   Примите, что организация - это непрерывный процесс. Не ожидайте, что станете идеальным. Организация непрерывна и требует постоянного внимания. Вы не будете идеально организованы каждый день; однако небольшой порядок может сделать вас намного эффективнее.