Содержание

• Шаги
• Вопросы и ответы сообщества

Другие разделы

Корпоративные протоколы часто требуются по закону. Многие штаты требуют, чтобы корпорации и другие субъекты хозяйствования вели протоколы собраний акционеров или директоров. Корпоративные протоколы также могут быть ключевыми в определенных судебных процессах, особенно когда директорам предъявляются иски за их деловые решения. Чтобы правильно писать протокол, нужно делать подробные записи во время встречи. Затем вам следует как можно скорее сесть и составить протокол. Прежде чем протокол станет окончательным, Совету директоров, вероятно, необходимо будет его утвердить.

Шаги

Часть 1 из 3: заметки во время встречи

1. 

   Запишите подробности встречи. Перед тем, как отправиться на встречу, вы можете записать необходимые сведения о встрече, которые вы должны включить в свой напечатанный протокол. Обратите внимание на следующее:
   • полное название вашей компании
   • дата и время встречи
   • место встречи

2. 

   
   
   Запишите, кто посещает. Вам понадобится полный список людей, которые будут на встрече. Также запишите тех членов, которые отсутствуют. Включите всех приглашенных гостей или консультантов.
   • Отметьте все опоздания или время, когда кто-то рано уходит с собрания.
   • Также запишите, кто проводит собрание и был ли кворум.

3. 

   
   
   Запишите цель встречи. Есть много причин, по которым у вас будет встреча. Вот некоторые из наиболее частых причин:
   • годовое собрание директоров и акционеров
   • встреча для определения найма сотрудников
   • встреча для обсуждения компенсации
   • объявление новых офицеров
   • выпускать акции
   • обсуждение финансовой деятельности, например открытия нового банка или кредитной линии

4. 

   
   
   Отметьте, были ли приняты предыдущие протоколы. Как правило, первым пунктом повестки дня является принятие протокола предыдущего собрания. Вы должны были заранее разослать их всем. Запишите голос.
   • Если кто-то возражает против протокола, может последовать обсуждение. Если вам нужно внести изменения, отметьте, что вы должны изменить.

5. 

   Записывайте обсуждение пунктов повестки дня. Корпоративные протоколы также должны содержать краткое изложение обсуждения каждого пункта повестки дня. Вы должны тщательно подбирать слова, когда записываете, что говорят люди. Вы хотите быть точными, поэтому слушайте внимательно.
   • Не пытайтесь записать дословную транскрипцию. Например, кто-то может пять минут спорить, что предлагаемая политика не подходит для бизнеса. Достаточно отметить, что они не согласны с политикой, и вкратце указать причину.
   • Отметьте, какие документы смотрят участники. Запишите название документа и его дату. У вас также должна быть копия документа для приложения к протоколу.

6. 

   Запишите голосование по пунктам. Если собрание предполагает голосование по вопросам повестки дня, то голосование должно отражаться в протоколе. Также отметьте воздержавшихся (людей, которые отказываются голосовать).
   • Как правило, большинство резолюций принимается единогласно. Однако вы должны отметить имена всех несогласных.
   • Например, можно написать: «Решение принято. Несогласное: Джонс. Воздержавшиеся: Мазерс, Джонсон ».

7. 

   Запишите перерыв. Запишите время, когда руководитель собрания отложил его. Если члены обсуждали, когда будет проводиться следующая встреча, также отметьте эту информацию.
   • Например, вы можете написать: «Следующая встреча назначена на 1 июля 2016 года, время и место будут определены. Встреча закрылась в 18:16 ».

Часть 2 из 3: вводите свои минуты

1. 

   Введите минуты как можно скорее. Вы могли делать заметки от руки, сидя на собрании. Даже если вы печатали свои заметки, вы могли уловить только фрагменты предложения. Как можно скорее сядьте и напечатайте больше полных минут.
   • Не забывайте использовать стандартную грамматику и полные предложения. Например, «Mr. Смит возражал против новой кредитной линии ». «Смит нет в кредит» - нет.
   • В Интернете доступны шаблоны корпоративных встреч. Вы можете посмотреть на них, если вам нужна помощь в том, как организовать свои протоколы.

2. 

   Определите, когда была проведена встреча. Вверху страницы укажите, где, когда и кто присутствовал или отсутствовал. Также отметьте всех гостей и записавших протокол встречи.
   • Например, можно написать: «Протокол очередного заседания совета директоров компании ABC, прошедшего 22 января 2017 года по адресу 1245 Corporate Avenue. Присутствовали следующие директора: Абрамс, Джонс, Смит, Калверт, Боно. Отсутствовали следующие директора: Клинтон. Присутствовали следующие гости: Майкл Мэтьюз, CPA. Протокол, записанный Дж. Алленом ».

3. 

   Отметьте, когда собрание было объявлено по порядку. Укажите, кто призвал собрание к порядку и подтвердил наличие кворума. Также укажите время.
   • Например, «Председатель Абрамс объявил собрание в 18:15 и отметил наличие кворума. Он представил присутствующих гостей ».

4. 

   Укажите, были ли приняты предыдущие протоколы. Например, вы можете написать: «По ходатайству, подтвержденному и проведенному, Правление утвердило ранее распространенный протокол с датой».

5. 

   Отметьте любые предоставленные отчеты или презентации. Некоторые отчеты даются на каждой встрече. Однако у вас могла быть и специальная презентация, связанная с тем или иным пунктом повестки дня. Определите следующее:
   • Кто проводил презентацию или отчет. Также укажите их название. Некоторые презентации проводятся гостями, и протокол должен полностью отражать их личность.
   • О чем была презентация или отчет.
   • Ответил ли ведущий на заданные вопросы.
   • Если отчет был предложен для утверждения советом директоров, отметьте, проводилось ли обсуждение и был ли он принят. Например: «После краткого обсуждения вопросов было предложено принять финансовый отчет, который был поддержан и принят».

6. 

   Подведите итоги обсуждения пунктов повестки дня. Правление могло решить принять решение или предпринять действия по какому-либо другому пункту повестки дня. Вы должны подвести итоги обсуждения участников. Также отметьте голосование по каждому пункту.
   • Используйте простой язык. Избегайте ненужных слов и прилагательных, которые загромождают протокол. Например, «Mr. Смит не согласен с мисс Джонс »предпочтительнее, чем« мистер Джонс ». Смит категорически не соглашался с мисс Джонс ».
   • Правильно обозначьте документы, которые просматривают участники. Например, «Правление одобрило предлагаемые дополнения к политике конфликта интересов» неясно. Вместо этого укажите документ: «Правление единогласно одобрило предложение« Дополнение к отчетности о конфликтах »от 1 июня 2016 г., копия которого была распространена перед собранием».

7. 

   Делайте более подробные заметки по важным пунктам повестки дня. Некоторые вопросы корпоративной повестки дня важнее других. Они важны, потому что будущие судебные иски могут возникнуть из-за решения совета директоров. Юристы и судьи будут относиться к вашим протоколам как к точному отображению действий совета директоров. Чтобы защитить плату, вам следует указать более подробную информацию.
   • Слияния и поглощения, обратный выкуп акций и другие важные решения потребуют более подробной информации. На директоров могут быть предъявлены иски за ненадлежащее исполнение своих деловых суждений.
   • Члены правления часто должны проконсультироваться с экспертами или просмотреть отчеты / исследования, прежде чем принять решение в этих областях. В вашем протоколе должно быть отражено, что была сделана экспертная презентация или что вы распространили исследования или отчеты среди членов совета директоров перед встречей.
   • Также следует отметить, что обсуждению было уделено достаточно времени и что правление действовало деловым образом.
   • Отметьте, обсуждало ли правление альтернативы предлагаемому курсу действий. Кратко опишите, почему правление отклонило или приняло альтернативный курс действий.

8. 

   Добавьте оставшуюся информацию. Обратите внимание на следующее, где это возможно, в хронологическом порядке, в котором они произошли на собрании:
   • Объявления. Председатель или другие члены могли делать объявления о предстоящих встречах или других вопросах.
   • Исполнительная сессия. Укажите, перешло ли правление на исполнительное заседание после ухода персонала и гостей.
   • Перенос. Например, вы можете написать: «Поскольку никаких дополнительных дел не было, собрание было перенесено в 19:55».

9. 

   Разошлите свои черновые протоколы. Ваш проект должен быть рассмотрен.Следуйте политике своей корпорации. Например, вам может потребоваться показать свой черновик главному юрисконсульту или финансовому директору. Они могут делать комментарии, которые вам следует включить.
   • Затем вам может потребоваться распространить проект среди более широкой группы руководства, у которой также могут быть комментарии.
   • Наконец, вы раздадите протокол всем членам правления, так как они будут голосовать за протокол следующего собрания.

10. 

    Избегайте изменения последних минут. После утверждения советом протокол считается окончательным. Вам следует избегать внесения в них изменений. Некоторые эксперты предлагают вам внести незначительные правки, например исправить орфографические ошибки. Однако в действительности нет необходимости исправлять опечатки и другие мелкие ошибки, если они не мешают кому-то понять написанное.
    • Никогда не меняйте ничего существенного. Если член совета директоров желает внести изменения в утвержденный протокол, сообщите об этом председателю совета директоров.

11. 

    Храните утвержденные протоколы. Вам не нужно подавать корпоративный протокол в штат. Однако вам, вероятно, придется хранить их вместе с другими вашими корпоративными записями, такими как устав и учредительные документы. Храните протокол в течение как минимум семи лет или, возможно, до бесконечности, в зависимости от вашей внутренней политики.
    • Если в ваш протокол включена ссылка на документ, приложите его.
    • Вам также следует отказаться от всех черновиков ваших протоколов после принятия окончательной версии. Возможно, вам также придется удалить резервные электронные версии протокола.

Часть 3 из 3: Подготовка к встрече

1. 

   Сообщите правильным людям о встрече. Если у вас есть собрание акционеров, вы должны уведомить всех акционеров. Если вы проводите собрание директоров, вы должны уведомить всех директоров.
   • И акционеры, и директора могут отказаться от требования уведомления. Однако они должны были подписать форму отказа. Посмотрите, есть ли у них, и надлежащим образом уведомите тех, у кого нет.

2. 

   Распространять пакеты встреч. Каждому участнику потребуется один и тот же набор информации, чтобы он мог провести информированное голосование на собрании. Вы должны создать информационный пакет и распространить его. Включая следующее:
   • протокол предыдущей встречи
   • отчеты или документы для рассмотрения перед встречей

3. 

   Выберите свой пишущий инструмент. Как человек, делающий заметки, вы должны решить, как вы хотите записывать их на собрании. Как правило, люди по-прежнему пишут заметки от руки, хотя вы можете использовать ноутбук.
   • Если вы используете ноутбук, то любые черновики будут храниться в электронном виде. Это означает, что кто-то может получить их в судебном порядке. Соответственно, вы должны хорошо подумать, прежде чем тратить несколько минут на использование компьютера.
   • Нажатие клавиш компьютера также отвлекает, о чем следует помнить.
   • Спросите у своего председателя, предпочитают ли они, чтобы вы занимали минуты от руки или с ноутбуком.

Вопросы и ответы сообщества

Что я должен занести в протокол, если мне пришлось выйти из комнаты и пропустить какой-то раздел?

Вы можете просто написать, что вышли из комнаты во время этой части встречи. В будущем, если вам придется уйти, попросите кого-нибудь записать то, что вам говорят.

Кто должен подписывать протокол?

Секретарь Совета директоров обычно подписывает протоколы правления. В некоторых случаях подписывают и секретарь, и председатель правления. Ознакомьтесь с учредительным договором и подзаконными актами.

Как правильно восстановить протоколы, которые не велись годами?

Я прошел через бухгалтерскую деятельность, чтобы напомнить мне о принятых решениях и соответствующих датах. Вы также можете поговорить с участниками и посмотреть, что они помнят, возможно, кто-то даже делал заметки.

• 
  
  Можно ли составлять протокол на испанском языке, если испанский язык является языком собрания? Ответ
• 
  
  Какие слова следует использовать при написании минут? Ответ