Содержание

• этапы
• Часть 1 Начать письмо
• Часть 2 Написать тело письма
• Часть 3 Готово письмо
• Часть 4 Завершение письма

В этой статье: Начать букву Уменьшить тело письмаЗаполнить буквуНайти букву14 Список литературы

Вам нужно написать коммерческое письмо? В целом, эти типы букв следуют хорошо известной и простой в применении структуре, которая адаптируется к различным содержимым. Деловое письмо всегда должно быть датировано. Кроме того, он должен содержать несколько абзацев и информацию об отправителе и получателе. Напишите свой собственный и при необходимости внесите необходимые изменения, чтобы соответствовать стандартам, установленным вашей компанией.

этапы

Часть 1 Начать письмо

1. 
   

   
   Ознакомьтесь с макетом. Каким бы ни было содержание вашего письма, вы должны применять определенные правила подачи. Коммерческие письма должны быть напечатаны. Используйте общий шрифт, такой как «Arial» или «Times New Roman». Если возможно, выбирайте дополненные абзацы, что эквивалентно началу каждого нового абзаца, дважды нажав клавишу. запись и не баловать.
   • Оставьте поле 2,5 см со всех четырех сторон.
   • Цифровое деловое письмо должно быть составлено с использованием общего шрифта. В профессиональном электронном письме избегайте использования курсива или цвета, отличного от черного и белого.

2. 
   

   
   Выберите подходящую бумагу. Электронная печать должна быть напечатана на листе формата А4. Если вы живете в Соединенных Штатах, используйте бумагу формата Letter размером 216 мм × 279 мм или 8,5 «× 11». Некоторые крупные контракты могут быть напечатаны на листах формата Legal (216 мм × 356 мм).
   • Если вы распечатываете письмо для отправки, рассмотрите возможность использования бумаги с заголовком компании. Это придаст вашему письму официальный вид, потому что читатель увидит логотип и контактную информацию вашей компании.

3. 
   

   
   
   
   Введите информацию о компании. Введите название и адрес компании, написав каждый элемент адреса в отдельной строке. Если вы работаете от своего имени, добавьте свое имя вместо названия компании или выше.
   • Если у вашей компании есть готовый к использованию заголовок, вы можете использовать его вместо того, чтобы вводить данные самостоятельно.
   • Если вы вводите адрес самостоятельно, обоснуйте его влево или вправо в верхней части страницы, в зависимости от ваших предпочтений или инструкций компании.
   • Если вы отправляете письмо за границу, напишите название страны заглавными буквами.

4. 
   

   
   Укажите дату. Для большей строгости напишите полную дату. Например: «1 апреля 2012 года». В письме, представленном на французском языке, место и дата должны появиться в правом верхнем углу страницы.
   • Если написание вашего письма длилось несколько дней, укажите дату, когда вы закончили письмо.

5. 
   

   
   
   
   Добавьте информацию о получателе. Введите полное имя получателя, название, если применимо, название и адрес компании. Эта информация должна отображаться в указанном порядке, каждый элемент должен находиться на отдельной строке. Если применимо, включите ссылочный номер. В письме, представленном французскому языку, информация о получателе должна быть указана справа, на несколько строк ниже даты.
   • Чтобы получить ответ напрямую, желательно адресовать письмо конкретному человеку. Сделайте небольшое исследование, если вы игнорируете имя получателя. Свяжитесь с компанией, чтобы узнать имя и должность заинтересованного лица.

6. 
   

   
   Выберите форму звонка. Эта формула служит для выражения вашего уважения к получателю. Вы будете выбирать свою формулу в зависимости от того, знаете ли вы своего соседа или нет. Вы также будете учитывать степень знакомства или формализма ваших отношений. Изучите варианты в следующем списке.
   • Используйте выражение «Кому по праву:» только если вы не знаете точно, кому адресовать ваше письмо.
   • Если ваши отношения с получателем поверхностны, лучше всего использовать «сэр» или «мадам», чтобы избежать странностей.
   • Вы также можете указать название получателя, например: «Господин директор».
   • Если вы очень хорошо знаете получателя и если ваши отчеты знакомы, вы можете использовать более личную формулу, например «Моя дорогая Сюзанна».
   • Если у вас есть сомнения по поводу пола получателя, используйте формулу: «Дамы, господа».
   • Не забудьте поставить запятую после формулы звонка или двоеточия (:) после выражения «Кому это правильно».

Часть 2 Написать тело письма

1. 
   

   
   Принять соответствующий тон. Согласно известной поговорке, время - деньги, и большинство бизнесменов ненавидят тратить свое время. Поэтому ваше письмо должно быть написано коротким и точным тоном. Облегчите чтение, перейдя прямо к сути и начав с краткого абзаца.Например, вы всегда можете начать с предложения вроде этого: «Я пишу о ...».
   • Избегайте цветочных переходов, напыщенных слов или длинных извилистых предложений. Вместо этого ищите самое основное как можно быстрее и нагляднее.
   • Принять убедительный стиль. Скорее всего, ваша цель - убедить читателя сделать что-то, передумать, исправить проблему, оплатить счет или принять меры. Итак, обличите свою точку зрения с уверенностью.

2. 
   

   
   Используйте личные местоимения Совершенно правильно использовать в коммерческом письме личные местоимения Я, нам и вы, Когда дело доходит до себя, используйте личное местоимение Я, Вы будете использовать личное местоимение, вы говорить о получателе.
   • Будьте осторожны при написании письма от имени организации. Если вы представляете точку зрения компании, вы должны использовать личное местоимение нам, Таким образом, читатель узнает, что речь идет о точке зрения компании. Если вы выражаете свое мнение, используйте Я .

3. 
   

   
   Будь ясным и лаконичным. Информируйте вашего читателя точно о предмете вашей речи, потому что он ответит вам быстро, только если ваше письмо будет чистым, как вода из камня. В частности, вы должны однозначно указать, хотите ли вы, чтобы получатель дал вам что-то или действовал в определенном направлении. Объясните свою позицию как можно более кратко.

4. 
   

   
   Используйте активный голос. При описании ситуации или при отправке запроса обязательно используйте активный голос, а не пассивный голос. Ваш риск быть двусмысленным или безличным, если выражается пассивным голосом. Кроме того, активный голос проще и идет прямо в точку. Вот два примера.
   • Пассивный способ: «Ваши солнцезащитные очки не разработаны или изготовлены с учетом прочности. "
   • Active Way: «Ваша компания разрабатывает и производит солнцезащитные очки, не обращая внимания на их прочность. "

5. 
   

   
   Будьте расслаблены, если это необходимо. Письма пишутся людьми другим людям. Избегайте стандартных писем, насколько это возможно, потому что вы не сможете построить отношения с кем-то, посылая им стереотипное письмо. Однако избегайте разговорных или сленговых выражений, таких как «должен быть сказан» для «должен быть допущен» или «деньги» для «денег». Сохраняйте профессиональный стиль, но дружелюбный и дружелюбный.
   • Если вы очень хорошо знаете получателя, можно добавить добрую формулу, чтобы выразить свое приветствие.
   • Используйте здравый смысл, чтобы определить аспекты вашей личности, которые вы раскроете. Иногда немного юмора действительно облегчает деловые отношения, но будьте осторожны, прежде чем рассказывать анекдот.

6. 
   

   
   Будь вежливым. Вы должны быть, даже если вы пишете жалобу или письмо с жалобой. Изучите позицию адресата и предложите ему любезным и приветливым тоном сделать все возможное в разумных пределах.
   • Например, невежливая жалоба может быть написана следующим образом: «Я думаю, что ваши солнцезащитные очки настолько плохи, что я решил больше не покупать. С другой стороны, вежливое заявление выглядело бы так: «Я разочарован вашими солнцезащитными очками, и я решил закупиться у других поставщиков в будущем. "

7. 
   

   
   Используйте вторая страница в заголовке для ваших дополнительных страниц. Большинство деловых писем должно быть достаточно кратким, чтобы поместиться на одной странице. Но если ваше письмо длиннее, например, договор или юридическое заключение, вам могут потребоваться дополнительные страницы. Используйте вторая страница заголовок, сделанный из той же бумаги, что и первая страница, но обычно с сокращенным адресом.
   • Напишите номер страницы на второй и последующих страницах вверху страницы. Вы также можете указать имя получателя и дату.

8. 
   

   
   Свяжи все. В последнем абзаце кратко изложите пункты, которые вы затронули в основной части письма, и четко изложите свой план действий или то, что вы ожидаете от получателя. Предложите ему связаться с вами, если у него есть какие-либо вопросы или проблемы, чтобы выразить. Спасибо получателю за внимание, которое он или она уделили рассматриваемому письму или вопросу.

Часть 3 Готово письмо

1. 
   

   
   Выберите форму вежливости. В заключении, как и в апелляционных формах, это означает проявление уважения и формализма. Вы можете выбрать, не рискуя обмануть себя, формулу, например: «Пожалуйста, поверьте (сэр) в уверенность в моем уважении» или «Прошу вас выразить (сэр) выражение моих преданных чувств. Точно так же, если это электронное письмо, рассмотрите возможность использования таких фраз, как «сердечно», «уважительно» или «искренне», которые являются менее формальными, но приемлемыми.

2. 
   

   
   Подпишите письмо. Пройдите около четырех строк, прежде чем подписать свою подпись. Напечатайте ваше письмо, прежде чем подписать его. Лучше использовать синие или черные чернила. Если вы отправляете свое письмо по электронной почте, отсканируйте свою подпись и поместите изображение в соответствующую часть письма.
   • Если вы подписываете письмо от имени другого лица, напишите «р. р. : »Перед вашей подписью. Это сокращение от выражения «по доверенности», что означает «вместо» или «во имя».

3. 
   

   
   Введите свое имя и контактную информацию Под своей подписью введите свое имя, должность, номер телефона, адрес электронной почты или другую соответствующую контактную информацию. Напишите каждый элемент на отдельной строке.

4. 
   

   
   Добавьте инициалы машинистки. Если письмо было напечатано кем-то, кроме автора, вы можете добавить инициалы этого человека под блокнотом для подписи. Иногда некоторые компании просят включить инициалы автора письма, чтобы легче было найти людей, которые участвовали в разработке письма.
   • Если вы найдете только инициалы машинистки, напишите их строчными буквами, например: mj.
   • Если вы включаете автора, используйте заглавные буквы, сохраняя инициалы машинистки в нижнем регистре, например: RW: mj. Можно разделить два инициала косой чертой, например: MW / mj.

5. 
   

   
   Укажите вложения. Если вы приложили детали к своему письму, напишите их характер, несколько строк под вашими координатами, указав количество и тип деталей. Например, напишите: «Приложения (2): форма, брошюра».
   • Вы также можете сократить выражение «Вложения», написав «P. j».

6. 
   

   
   Введите имена получателей. Если вы отправляете копию письма другому лицу, вы должны указать это в письме, написав аббревиатуру «cc» под строкой «Приложения», за которой следует имя и должность лица. Эта аббревиатура означает «вежливая копия». Это также сокращение от выражения «истинная копия», когда буквы были напечатаны копировальной бумагой.
   • Например, напишите: «Копия: Мари Мартин, директор по маркетингу».
   • Если вы добавите более одного имени, выровняйте второе имя под первым, но без "cc:"

Часть 4 Завершение письма

1. 
   

   
   Исправьте письмо. Макет является ключевым элементом, отражающим ваш профессионализм. Но вы должны исправить свои ошибки, чтобы доказать получателю, что вы способны и ответственны. Запустите проверку орфографии вашего программного обеспечения для электронной обработки, но также внимательно прочитайте ваше письмо перед отправкой.
   • Убедитесь, что письмо ясно и сжато. Есть ли абзацы, содержащие более трех или четырех предложений? Если это так, попробуйте удалить ненужные предложения.
   • Если письмо чрезвычайно важно, попробуйте попросить одного из ваших друзей или коллег прочитать его для вас. Иногда свежий взгляд может обнаружить ошибки или ошибки, которые вы можете не заметить.

2. 
   

   
   Не царапайте свое письмо. Если у вас есть несколько страниц, не скрепляйте их. Если вы хотите, чтобы ваши страницы были в порядке, вы можете прикрепить их сверху левой скрепкой для бумаг.

3. 
   

   
   Разместите письмо. Если вы отправляете письмо по почте, используйте конверт коммерческого размера. Если возможно, возьмите конверт с логотипом компании. Правильно запишите адрес отправителя и получателя. Сложите письмо пополам, чтобы адресат сначала раскрыл верхний клапан, а затем нижний клапан. Убедитесь, что вы получили достаточно вашего письма перед отправкой.
   • Если вы чувствуете, что ваши письма неопрятны и не отражают вашу профессиональную компетенцию, введите адреса с помощью программного обеспечения для обработки электронной почты и распечатайте их на конверте вместе с принтером.
   • Если письмо является чрезвычайно важным или срочным, рассмотрите возможность его доставки службой.
   • Если вы хотите отправить его по электронной почте, преобразуйте его в формат «HTML» или PDF, чтобы сохранить форматирование. Однако лучше всего отправить письмо напечатанным на бумаге.