Содержание

• этапы
• Часть 1 Создание системы хранения для облегчения подсчета
• Часть 2 Сверка инвентаризации и инвентаря
• Часть 3 Проводите инвентаризацию через равные промежутки времени
• Часть 4 Оптимизация управления запасами

В этой статье: Настройка системы хранения для облегчения подсчета Concile Physical Inventory и InventoryReal Inventory с регулярными интерваламиOptimize Inventory Management16 Ссылки

Эффективная система инвентаризации является обязательным компонентом для любой розничной или производственной деятельности. Основная цель - сделать точный физический учет продуктов, расходных материалов и предметов, хранящихся на складе или в магазине. После этого его можно использовать для контроля и обслуживания хранимых товаров, что гарантирует, что ваши продукты не будут потеряны из-за повреждения или кражи.

этапы

Часть 1 Создание системы хранения для облегчения подсчета

1. 
   

   
   Организовать продукты, которые вы будете инвентаризации. Для этого имейте в виду, что вы должны их посчитать. Эффективность такой системы во многом зависит от точности, с которой вы рассчитываете продукты. Плохой учет товаров или продуктов часто приводит к несоответствиям в учете, отслеживании продаж, превышении заказов, перепроизводстве и других. Когда это неэффективно, система значительно повлияет на стоимость отслеживания запасов, поскольку это увеличит время, необходимое для завершения процесса.
   • Особое внимание уделите удобству доступа, разделения и подсчета вашего инвентаря. Постарайтесь получить наглядность, удобную маркировку и простую организацию, чтобы счетные менеджеры могли быстро получить доступ к каждому продукту.

2. 
   

   
   
   
   Учитывайте требования к хранению. Рассчитайте физические размеры, необходимые для хранения ваших предметов. Вы можете использовать целый магазин или небольшой шкаф, в зависимости от размера материалов или товаров, а также от объема ваших продаж. Вам также следует учитывать любые особые условия хранения, например, контроль влажности или температуры.
   • Могут также быть региональные или государственные законы, регулирующие требования к хранению определенных типов инвентаря, особенно относительно контролируемых или опасных продуктов.

3. 
   

   
   Дизайн полки, чтобы четко дифференцировать каждый продукт. Расположите предметы, которые вы будете хранить, чтобы менеджеры по инвентарю могли легко получить доступ и сосчитать их один за другим. Пометьте все товары, чтобы их было легко узнать и хранить в нужном месте.
   • Выберите и упорядочите полки и складские места в соответствии с типом продуктов, которые вы собираетесь инвентаризовать.При выборе учитывайте размер, высоту и особенности полок или шкафчиков.
   • Например, рассмотрите общий вес полной полки и выберите систему хранения, которая соответствует или превышает требования к весу.
   • Помните, что продукты, которые вы держите на полках, также должны быть включены в вашу систему инвентаризации.
   • Вы также можете использовать складские места (долбежные) для облегчения использования вашего инвентаря. Этот термин относится к процедуре оптимизации мест хранения на складе. Например, продукты, которые обычно поставляются вместе, могут быть размещены рядом друг с другом в магазине.
   • Кроме того, вам необходимо настроить инвентарь так, чтобы инвентарь с наибольшим оборотом был наиболее доступным. Места складирования должны планироваться с самого начала и время от времени пересматриваться, чтобы отражать новые продукты и изменения в операциях или спросе. В идеале, вы должны делать это каждую неделю или даже каждый день.
   • Вам также следует подумать о том, чтобы как можно быстрее избавиться от продуктов, которые продаются не очень часто или устарели. Шансы на их продажу невелики, и во многих случаях хранение будет гораздо дороже.

4. 
   

   
   
   
   Подумайте об использовании системы штрих-кодов. Если у вас есть несколько товаров в вашем инвентаре, вам нужно будет найти подходящий способ для отслеживания каждого из них на основе его названия. Самый простой способ - использовать систему штрих-кодов. Приобретите сканер для чтения кодов продуктов, входящих и выходящих из инвентаря, и для выполнения соответствующих подсчетов. Тем не менее, если у вас мало товаров или товарных категорий, было бы лучше использовать простую визуальную систему. Если это занимает слишком много времени или становится неточным, вы можете переключиться на систему штрих-кодов.
   • Убедитесь, что используемый вами сканер разработан специально для вашей среды. Например, сканеры для использования в больнице должны быть стерилизованы.
   • Вам также может понадобиться принтер штрих-кода для маркировки полок и областей хранения продуктов, отмеченных этикетками.
   • Если объем продаж невелик, вы можете просто загрузить приложение, которое позволит вашим сотрудникам использовать свой мобильный телефон в качестве сканера.

5. 
   

   
   Создайте и отформатируйте электронную таблицу для записи каждой статьи. Для начала откройте электронную таблицу в своей таблице (Excel, Google Sheets или Pages). Создайте свои категории, используя столбцы в электронной таблице, и перечислите продукты в строках. Эффективная система инвентаризации должна включать следующие заголовки в столбцах.
   • В разделе «Дата подсчета» обратите внимание на текущую дату.
   • Пункт «Предыдущее количество» будет использоваться для записи количества продуктов при последнем подсчете.
   • Колонка «Количество на складе» будет использоваться для записи общего количества каждого продукта.
   • Включите единицу измерения.
   • Раздел «Описание продукта» будет использоваться для ввода описания каждого размещенного товара.
   • В столбце «Цель» укажите количество товаров, необходимое для удовлетворения ожидаемых потребностей.
   • Колонка «Количество проданных товаров» будет использоваться для представления количества товаров, проданных за предыдущий период.
   • Заголовок «Процент от себестоимости» будет использоваться для представления стоимости каждого товара в процентах от общей стоимости продаж.
   • Раздел «Количество, которое будет произведено или заказано» поможет вам автоматически получить количество товаров, которое необходимо купить или произвести для удовлетворения запросов на следующий период продаж.
   • Вы также можете использовать бухгалтерские программы, такие как Peachtree или Quickbooks, чтобы управлять своими запасами на всех уровнях.

Часть 2 Сверка инвентаризации и инвентаря

1. 
   

   
   Введите данные в соответствующие столбцы. Вычтите проданное количество из заказанного количества, чтобы узнать цель для достижения. Затем вычтите количество на складе из суммы цели, чтобы определить правильное количество и скорректировать свой запас на следующий период. Не забудьте ввести данные для всех товаров инвентаря, включая сырье и компоненты.

2. 
   

   
   Скорректируйте данные для учета сокращения. Уценка представляет все потери продукта в обычных деловых операциях. Вы можете потерять инвентарь из-за устаревания, кражи, повреждения или порчи. Потери будут представлять разницу между количеством предметов в физическом запасе и количеством продуктов, записанных в книгах. Если вы заметили потери перед инвентаризацией, обязательно сохраните их в своей электронной таблице.

3. 
   

   
   Отделите инвентарь от административных задач. Управление запасами требует управления материальными запасами (такими как подсчет и перемещение запасов) и административными задачами (такими как заполнение документов и учет). В крупных компаниях этим процессом часто управляют отдельные отделы или команды. Тем не менее даже в малом бизнесе нужно позвонить другому человеку. Это снизит риск кражи.

Часть 3 Проводите инвентаризацию через равные промежутки времени

1. 
   

   
   Обучите рабочих, отвечающих за инвентарь. Инвентаризация или управление запасами являются наиболее важной частью. Если они не обучены или сомневаются в том, как они должны выполнять свои обязанности, управление запасами будет затронуто с точки зрения эффективности и точности. Обучите своих сотрудников всем аспектам процесса, таким как, что нужно делать на каждом этапе, кто должен это делать и как это должно быть задокументировано. При необходимости напишите эти правила, чтобы работники имели справочное руководство. Это поможет вам избежать разочарования персонала и неправильного управления инвентарем.

2. 
   

   
   Сделайте ежедневный, еженедельный или ежемесячный инвентарь. Частота, с которой вы делаете это, будет иметь огромное влияние на точность вашей системы. Тем не менее, независимо от типа операции, некоторые виды деятельности придется инвентаризировать чаще. Например, в случае автодилера нет необходимости проводить инвентаризацию с той же периодичностью, что и в случае универмага или ресторана.
   • Для начала обратите особое внимание на самые важные продукты. Разделите их на три категории в зависимости от частоты продаж.
   • Например, вы можете определить свои товары с высоким приоритетом как те, на которые приходится 80% ваших продаж. Затем вы можете создать промежуточные и низкоприоритетные категории для всего, что продается реже.
   • Как только вы закончите, вы можете сосредоточиться на приоритетных продуктах. Вы должны будете посчитать их, спроектировать продажи и реорганизовать их.
   • Когда вы закончите, используйте оставшееся время для ваших продуктов среднего и низкого приоритета. Это сэкономит ваше время, когда вы продаете не очень часто.

3. 
   

   
   Попросите двух человек посчитать запасы. Это может значительно уменьшить количество человеческих ошибок, которые могут возникнуть во время инвентаризации. Распечатайте листы основной записи, чтобы использовать их при выполнении.
   • Попросите кого-нибудь выполнить физический подсчет, произнося цифры вслух.
   • Другой человек должен ввести числа в соответствующее поле основного листа записи, пока вы их слушаете.
   • Тем не менее, вам не нужно делать это одновременно. У вас может быть два разных человека, делающих один и тот же инвентарь дважды.
   • Затем сравните числа, чтобы убедиться, что счет точен.

Часть 4 Оптимизация управления запасами

1. 
   

   
   Проанализируйте ваши данные. Вы можете улучшить управление запасами, анализируя информацию о запасах. Вы можете попытаться узнать, сколько товаров вам нужно в наличии на данный момент и когда вам нужно заказать больше. Для начала рассчитайте ежедневную стоимость проданных товаров, разделив годовую или квартальную стоимость проданных товаров на количество дней, в течение которых ваш бизнес был открыт в течение этого периода. Затем разделите текущую стоимость вашего инвентаря на эту сумму. Полученный результат представляет собой средний инвестиционный период вашего инвентаря.
   • Это значение представляет собой время, которое требуется в среднем для покупки приобретенных запасов для преобразования в продажи.
   • Затем вы можете попытаться уменьшить это число, заказав меньшее количество продуктов или попытавшись быстрее получать платежи от своих клиентов.
   • Вы также можете найти соотношение между запасами и продажами, разделив стоимость запасов на ежемесячные продажи. Посмотрите это значение, чтобы увидеть, увеличивается ли оно или уменьшается со временем.
   • Высокая пропорция означает, что вы покупаете слишком много, в то время как небольшая пропорция заставляет вас покупать больше.

2. 
   

   
   Оптимизировать уровни запасов. Они должны эффективно управляться и поддерживаться на должном уровне, чтобы максимизировать прибыль и уменьшить потери. Хранение слишком большого количества товаров увеличивает риск морального износа, порчи и повреждения, в то время как нехватка инвентаря ведет к потере возможностей. Чтобы оптимизировать свои запасы, начните с составления прогнозов продаж на основе предыдущих периодов. Затем внесите коррективы на основе тенденций и сезонных колебаний. Например, если вы делаете больше продаж осенью, было бы лучше увеличить ваши запасы в эти месяцы.

3. 
   

   
   Установите компьютерную программу для управления запасами. Хотя использование электронной таблицы для инвентаризации может сработать, если вы работаете в малом бизнесе, компании с очень большими объемами продаж потребуется специальная компьютерная программа. Эти программные продукты могут управлять заказами, запасами и другими параметрами, предоставляя полезные аналитические данные и возможности отслеживания. В идеале система может быть интегрирована с другими программами управления для создания единой системы, которая позволяет автоматизировать некоторые из ваших операций.
   • Поиск в Интернете, чтобы найти программное обеспечение для управления запасами, которое отвечает вашим потребностям. Среди основных поставщиков - Oracle и SAP.
   • Вы должны выбрать программное обеспечение в соответствии с вашим бюджетом, вашими конкретными потребностями (такими как объем, тип инвентаря и т. Д.) И временем конверсии (время, необходимое для внедрения новой технологии).

4. 
   

   
   Стремитесь уменьшить потери. Убытки от запасов, как правило, невелики, но вы можете получить существенную уценку, если не будете их систематически сокращать. Повысить безопасность вашего склада или магазина, чтобы предотвратить кражу. Установите камеры безопасности и отслеживайте подозрительных клиентов. Вы также можете установить сигнализацию, которая мешает через ярлыки или радиометки на вашем инвентаре.
   • Ограничьте доступ к местам, где находятся товары, чтобы уменьшить количество потенциальных краж, совершаемых сотрудниками.
   • Сократите потери из-за ухудшения путем мониторинга ваших методов инвентаризации. Не забудьте переместить самые старые акции вперед, когда вы делаете свой инвентарь.