Содержание

• этапы
• Часть 1 Организовать во времени и пространстве
• Часть 2 Управление электронной почтой
• Часть 3 Управление временем
• Часть 4 Поддержание физического и психического здоровья

В этой статье: Организация времени и пространства Управление электронной почтой Управление временем Сохранение физического и психического здоровья15 Ссылки

Быть организованным - это качество, которого ищут рекрутеры, так как это один из лучших активов для обеспечения качественной работы. Тем не менее, многие сотрудники сталкиваются с организационными трудностями различной степени.Если вы являетесь его частью, знайте, что существуют простые и эффективные решения. дает вам несколько советов, которые сделают вашу профессиональную жизнь проще благодаря лучшей организации.

этапы

Часть 1 Организовать во времени и пространстве

1. 
   

   
   Запишите свою деятельность в газете. Потратьте неделю, чтобы оценить все ваши действия на ходу. Эта типичная неделя позволит вам получить обзор ваших ежедневных задач. Вы сможете классифицировать их по времени, которое им требуется, и целям, которые позволят вам достичь.

2. 
   

   
   Определите ваши пики производительности. Некоторые люди более активны утром, а другие более эффективны после обеда. Каким бы ни было лучшее время для вас, используйте его для решения самых важных и сложных задач.

3. 
   

   
   Расставьте приоритеты в ваших задачах. Возьмите в привычку вести дневник в бумажной или цифровой форме. Прежде чем уйти ночью или прибыть утром, отметьте наиболее важные виды деятельности: отчет, который нужно сделать за короткое время, подготовку к встрече ... Это позволит вам выделить время и энергию, необходимые для выполнения каждого задания, не рассеивая вас. Тем не менее, оставайтесь достаточно гибкими, чтобы включить новые требования в случае изменения обстоятельств. Если вы не уверены в относительной важности задачи, спросите подробности у вашего соавтора или руководителя.

4. 
   

   
   
   
   Быстро отправлять небольшие задачи. Расставлять приоритеты не значит откладывать! Другими словами, если у вас есть неважные, но легко достижимые задачи, не откладывайте их на ночь. Позаботьтесь об этих небольших мероприятиях как можно быстрее, чтобы вы могли сосредоточиться на самых важных моментах.

5. 
   

   
   Организуйте свое рабочее пространство. Если у вас небольшой офис или настоящая комната, ваше пространство должно способствовать эффективной работе! Грязное рабочее пространство может вызвать стресс и ограничить вашу производительность. Дело не в том, чтобы стать туалетным маньяком! Вы просто должны привыкнуть убирать свой стол.
   • Сохраните свое рабочее пространство. Избавьтесь от всех файлов и мусора, которые засоряют ваш офис. Напротив, тщательно ранжируйте важные части. Храните и очищайте свое рабочее место, как только у вас появится возможность: во время активности, во время перерыва, между двумя задачами ...
   • Чисто, как вы идете. Таким образом, вы не будете накапливать бумаги или отходы на столе.
   • Держите все под рукой: телефон, ручку, блокнот для бумаги ... Организуйте свое рабочее пространство, чтобы оно было максимально функциональным.

6. 
   

   
   
   
   Планируй свой день. Для эффективной организации вам необходимо планировать свои встречи, а также выполнять все другие профессиональные задачи, такие как чтение электронной почты, написание отчетов ... Например, вы можете провести один или два дня недели на встречах. Вы и остальная часть недели на другие ваши задачи. Не пытайтесь заполнить пустые периоды любой ценой. Воспользуйтесь возможностью расслабиться или подумать о менее насущных проблемах. Эти периоды низкой активности также могут предсказать ожидаемое.
   • Используйте календарь или календарь. Вы можете выбрать бумажную повестку дня, электронный календарь или приложения, такие как Анонсы или Google Now.
   • Категоризируйте свою деятельность. Например, вы можете классифицировать их по типу (проект, событие, встреча, перерыв ...) или по степени важности. Выберите систему, которая позволит вам сразу увидеть ваши основные действия.
   • Оптимизировать использование цифровых инструментов. Например, прогноз может быть использован в качестве адресной книги, календаря или списка действий. Используя тот же инструмент для планирования своей профессиональной жизни, вы повышаете эффективность.
   • Если возможно, делегируйте часть вашей работы. Может быть трудно загрузить помощника с задачами, порученными вам, или обратиться за помощью к коллеге. Однако это позволяет вам переориентироваться на действия, которые вы можете выполнять, и оптимизировать управление временем.

Часть 2 Управление электронной почтой

1. 
   

   
   Если возможно, запланируйте чтение вашей электронной почты. Некоторые сообщения могут потребовать постоянного подключения к вашей с. Если это не ваш случай, не читайте ваши письма до запланированного времени в течение дня.

2. 
   

   
   Сортировка ваших писем. Отмечайте важные разговоры и классифицируйте свои электронные письма в соответствии с их целью, их отправителем ... Используйте функции, предлагаемые прогноз (папки и подпапки) или Gmail (этикетки).
   • Стереть S, как они обрабатываются. Архивируйте важные разговоры и электронные письма, которые могут вам понадобиться. Наличие пустой коробки, все из которых были прочитаны и обработаны, может быть облегчением в конце дня. Если вы сделаете это практическим правилом, убедитесь, что вы не торопитесь с обработкой ваших писем.

3. 
   

   
   Оптимизировать средства связи. Будь то между коллегами или с партнерами, не ограничивайтесь разговором по электронной почте. Мгновенный разговор или просто телефон являются предпочтительными решениями для их скорости и контакта с человеком. Они могут сэкономить ваше драгоценное время и избавить вас от необходимости ждать ответа. Кроме того, легче обмениваться информацией в ветке устной беседы, чем в письменной форме.

4. 
   

   
   Ограничьте несвоевременные перерывы в работе. Важно делать перерывы в течение дня. С другой стороны, прерывание вас в середине задачи, чтобы ответить на звонок, или коллега, который проходит мимо вашего стола, нарушает ваш рабочий график и тратит время. Не закрывая себя полностью, не стесняйтесь закрыть дверь или оставить телефон на автоответчике. Как только ваша задача будет выполнена, ответьте на различные запросы. Тем не менее, не делайте абсолютного правила, рискуя казаться асоциальным или недоступным!

5. 
   

   
   Используйте облачные вычисления. Эта технология позволяет хранить большие объемы информации через удаленный сервер. Поэтому это недорого и улучшает доступность данных. Таким образом, вы можете работать с любого устройства, если у него есть доступ к Интернету. облачные вычисления может улучшить качество вашей работы и ваше время, потому что это позволяет вам работать быстрее и эффективнее. Эта услуга обычно доступна в виде подписки, оплачиваемой компанией. Не стесняйтесь предлагать использование этой технологии для вашего обслуживания.

6. 
   

   
   Используйте функции, предлагаемые поисковыми системами. Возможно, у вас уже есть привычка записывать и ранжировать сайты в избранном на личной основе. Не стесняйтесь делать то же самое в офисе, особенно если у вас есть собственный компьютер. Например, сайты корпоративных партнеров или общая информация являются источниками, к которым вам нужен быстрый доступ.

Часть 3 Управление временем

1. 
   

   
   Не пытайтесь выполнять более одной задачи одновременно. Ожидается, что в мире, где доминируют информационные и коммуникационные технологии, сотрудники всегда будут доступны и будут отвечать на все запросы одновременно. Все эксперты стремятся сказать, что это явление многозадачность приводит, вопреки внешнему виду, к потере времени и качества работы. Когда наш мозг насыщен информацией, он не успевает все проанализировать. Таким образом, выполнение нескольких задач одновременно увеличивает стресс и снижает способность анализировать и концентрироваться. Логичнее решать одну проблему за раз.

2. 
   

   
   Создайте свой собственный график. Помимо определения конкретной повестки дня (встреча, мероприятие, собрание ...), хорошо иметь общее расписание вашего дня. Это позволит вам прогнозировать пики активности и периоды отдыха.
   • Некоторые действия, такие как обдумывание проекта или изучение файла клиента, требуют концентрации и анализа. Чтобы повысить свою эффективность, запланируйте определенное время, чтобы потратить на этот вид деятельности. Если вы перемещаете файлы или проекты, ваши интеллектуальные возможности могут снизиться, что сделает вас менее эффективным. Точно так же более утомительные задачи, такие как чтение почты или отчета, должны быть ограничены во времени. В противном случае вы можете почувствовать скуку и задержать или задержать активность.
   • Разрешить дополнительное время для некоторых мероприятий. Действительно, встречи или встречи могут занять больше времени, чем ожидалось. Исходя из вашего опыта, включите в свое расписание интервал времени, превышающий объявленную продолжительность мероприятия.

3. 
   

   
   Вы можете использовать будильник. Он может напоминать вам о событии, сигнализировать об окончании времени, отведенного для выполнения задачи, или просто давать вам ритм работы. Тем не менее, не заставляйте его звонить неожиданно, так как это может вызвать стресс, не делая вас более эффективным.

4. 
   

   
   Не выполняйте свои задачи без уважительной причины. Lennui, усталость, желание покинуть офис раньше ... все плохие причины, чтобы отложить деятельность. Промедление - это настоящая трата времени и эффективности. Тем не менее, вы должны оставаться гибкими. Если происходит непредвиденное событие (встреча в последний момент, пересмотр срочного файла ...), запишите, что вам нужно сделать, и возобновите свою деятельность позже. Вы также можете настроить альтернативное решение. Например, если вы не можете пойти на встречу, попробуйте настроить конференц-связь.

Часть 4 Поддержание физического и психического здоровья

1. 
   

   
   Делайте перерывы. Как уже упоминалось в статье, необходимо планировать периоды физического и интеллектуального отдыха. Действительно, делать перерыв во второй половине дня, чтобы сделать то, что мы не успели сделать утром, бесполезно. Перерыв позволяет сделать шаг назад, оценить проделанную работу и обменяться с коллегами. Кроме того, это помогает лучше организовать и улучшить производительность. Если вы перегружены работой, введите период перерыва в календаре, чтобы не забыть его. При необходимости спланируйте будильник.

2. 
   

   
   Выспаться. Преимущества сна всегда были признаны. Тем не менее, многие рабочие не спят достаточно. Установите режим, чтобы хорошо выспаться ночью семь или восемь часов.

3. 
   

   
   Не сравнивайте себя с коллегами. У каждого есть особая роль, которую он воспринимает по-разному. Эффективный метод организации для коллеги не обязательно будет для вас. Вы можете обсудить лучшие практики, но вам нужно найти свою собственную систему.

4. 
   

   
   Организация - трудоемкий процесс. Ваш график будет введен в действие, как вы работаете в компании. Не пытайтесь следовать своей программе любой ценой и будьте гибкими. Начните с общей организации (упорядоченный офис, распределение времени между работой и перерывом ...), а затем постепенно улучшайте ее.